ユーザーAccessシステム構築支援サポート

弊社では、すべてを弊社で構築する請負開発だけでなく、ご相談者様で構築されたAccessのサポートも行ってきました。

まずは上場企業様の例です。こちらは、全国に営業所があり、VPNで張られたネットワークにて、各営業所が3拠点(関東・関西・九州)にわけられた自社内で作られたAccess顧客管理システムを排他モード(一人しか使えないように立ち上げる)にてご利用されていました。排他モードでスタンドアロン(一台利用)利用ですので、トラブルや少なくとも各拠点内ではデータの不整合もなく利用されていたようです。しかし活用度が高くなるにつれ、上記の3拠点での統合が必要になってくるのは必然的なことです。そこで担当者が統合を試みようとしましたが、既に関東と関西では、システムの内容がそれぞれいくらか修正され違ったものになっているだけでなく、地域を跨って同じ顧客があったり、顧客個別IDに重複があったりしていて、限界を感じ弊社にご相談となりました。

特にシステムの軸となる個別のIDナンバーは、他拠点では同じ顧客なのに違っていたり、違う顧客なのに同じIDで重複していたりするやっかいな状態でしたが、ご担当者としっかり相談の上、それらの不整合を調整したIDの振り直し、その他、各顧客に付随する各情報も振りなおしたIDでセットしなおし、さらに重複・不整合はないかなどを検証し、あればどのように処理するかなどを打ち合わせながら、まずはAccessにて統合ロジックを構築しました。その後、日程を決め統合作業を行いました。利用中のシステムのため作業は徐々にということはできず、統合作業中は一切システムを利用できないので、統合日程を決めて一気に短時間で行う必要がありました。

このように大きな会社での、遠隔地の本支店間情報共有はWebシステムで行うのが理想的なのでしょうが、ユーザー担当者の発案がもとで小さい段階から活用度が高まっていったシステムは往々にして、このような障壁が立ちはだかります。 

次に、健康食品販売の会社のケースです。こちらも、やはり担当者が商品管理のシステムをAccessで作られていました。商品検索から個別商品の情報を表示し、それを見て手書きで発注書などを作成していたようです。いわゆる商品管理データベースでした。

担当者には現場からはさらなる拡張のプレッシャーが強くなりながら、それ以上の拡張が不可能なため弊社にご相談に来られました。その後のお話ですが、結局、この担当者はご事情で退社され、次の担当者に引き継いだのですが、その間で弊社がサポートさせていただいていましたので、少なくとも、どこがどうなっているといったような混乱はなくて済んだと思います。

サポート内容としては、手書きで作成していた発注伝票をそのAccess商品管理システム内に作成し、既存の商品データより、入力間違いを防ぎさらには入力が楽になるような仕様で構築し、発注伝票を印刷出力、それらの登録データを仕入れ帳としてリスト出力を作成しました。 このリストでは仕入先集計レポート、仕入集計レポート、日付範囲抽出、納品確認チェックなどができるようにしています。

このシステムは、遠隔の店舗数箇所で別々に利用されており、統合の要望はなかったのですが、商品データだけは全店舗統一したい、というご要望がありました。そこで本社で新規入力した商品データを、画面で選択、Excelにて出力し、各店舗にメールで送り、それをワンタッチで取り込む機能を作成し統合できるようにしました。もちろん、このシステムもWebシステムの形で共有すれば、さらに手間が要らなくなるのですが、やはり予算が最大事情にて、この形で実現させていただきました。以前は、担当者が、各店舗のAccessファイルを預かり新データを反映し、それをまたUSBなどで送り返していたりと、情報タイムラグと管理の手間を低予算で改善できました。

また元々このシステムでは商品の写真をAccessシステムに直接貼りこんでおり、そうするとAccessは必要以上に肥大化してしまうため、一つの店舗のシステムファイルは1G以上あったため、各店舗への配布はメールでなくUSBでやりとりしていました。この不必要な肥大化は当然、破損しやすくもなりますので、その仕様を指摘し、写真はそれほど必要ないとのことで外したところ、なんと1ファイル1メガ以下になってしまいました。最初の経緯がありましたので、今では相当軽快に活用されています。

このように、ユーザーがまず作られたシステムで限界になった部分、今回の伝票入力インターフェース、印刷出力、あと特に複数条件による条件検索機能などの部分構築サポートなども割りと多いご相談です。

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