Access製造・受注・納品請求管理システム-開発トラブル後任

【Accessご相談内容】
この相談は、既に動作しているAccessシステムでもなく、これから新規に開発というシステムでもありませんでした。

それは途中経過のAccessシステムでした。

ご相談者はお知り合いか取引先からか、あるAccessシステム構築の業者を紹介されたそうです。進行にあたり開発費は全額前払いだったそうです。

ご相談者のお話では、仕様を相談ヒアリングする担当者と、実際に開発している人が違うようだったとのことでした。

そして開発途中で、仕様内容で言った言わないで頓挫し、そのまま1年くらいダラダラ引きずってきてしまったようです。

ご相談者が作られたシステムを確認し、運用上の機能不足、内容の行き違いと思われる箇所を、開発依頼会社に画面コピーと注釈を書いてFAXで送ると、その紙の上に、ご丁寧というか乱暴というか・・・1枚1枚に筆字で大きく「追加料金が発生します」とだけ書いて返信してきたのを見せていただきました。

ご相談者もやや年配の方だったのでお気の毒にも感じました。

【Accessシステム解析】

相談過程での言った言わないは具体的には把握できませんので何とも言えないのですが、追加料金云々の前に、その段階でのシステムは、そこまで作られた機能もまともに動作していないものでした。

顧客管理もご相談者側で別途顧客コードを管理しているにもかかわらず2重で登録できたり、定期注文の登録部分も、同じ年度でいくつも登録できてしまうという致命的な作りでした。

納品書に関しては、定期注文分は毎月一括で約300社分を出す必要があるのですが、どこを見渡してもそれらのデータを生成、手入力する機能すらありませんでした。また定期注文とは別の非定期の注文の納品書についても入力・出力はできたのですが、請求書の一括発行で、同じ顧客でも、定期と非定期では別々の請求書になってしまいます。明らかにおかしな作りでした。

おそらく言った言わないの問題ではなく、開発側に販売管理の知識が皆無ということが第一原因だったと思われます。

【Accessシステム開発後任フォロー】

後任としての弊社のサポートは、

  • 定期注文の2重登録など、データの整合性を崩すような機能を洗いだし修正。
  • 定期注文の月次自動納品書データ一括生成(300社以上)機能を新規作成。
  • 追加注文の納品書管理機能の新規作成。
  • 顧客情報検索の改善。登録での整合性を修正。
  • 請求書の締め処理機能作成。
  • 製造年間計画表作成。
  • 月次売上レポート作成

完成したシステムだけ見れば、全体のボリュームの約1/2以上を作り込む必要がありました。既存機能のおかしな動作の部分の作り直しもありますのでそれ以上となります。

この結果、

  • 適正な定期注文管理。
  • 顧客情報の整合性と、情報参照のスピードアップ。
  • 定期、非定期注文の納品書、請求書の簡易でスピーディな発行。
  • 追加注文における顧客毎の自動価格参照。
  • 定期注文からの年間製造数レポートによる製造計画で、不足、無駄のない製品製造。
  • 売上レポートによる経営資料。

などを楽に、スピーディに、正しく処理できるようになっていただきました。

最初に依頼した開発会社をネットで調べてみると、Googleのキーワード広告にも積極的に出していて、少なくともホームページだけを見れば信頼のあるイメージの会社でした。

ご相談者のほうは、少し年配の方ながら、少なくとも弊社でのご相談過程では、言ったことは言った、言っていないことは言っていないと、大変しっかりした方でした。

【システム開発依頼での問題】

この開発会社も決して悪徳会社ではありません。では、どこにこのような問題が発生する要因があったのでしょうか?

やはり業務システムの開発では、その業務をしっかり把握していない人間が構築するといくら技術力があってもそうなる危険性があるということではないでしょうか。

もしその業務に精通した技術者であれば、相談者が言っていないことでも、「こんな処理が必要ですが大丈夫ですか?」「この機能は実際には入力しきれませんよ」など、打合せ段階で提案できるはずです。さらに言えば、その会社の運用メンバーも考慮します。例えば、入力する人が年配であったり、パソコンにどれだけ精通しているかも重要なファクターです。

今回の例では、仕様のヒアリングの担当者が別にいたということですから、仮に、開発するプログラマーに業務知識がなくても、仕様をまとめる担当者に業務知識があれば、このような問題も発生しなかったことでしょう。これはそこそこの規模の開発会社ではままあるケースで、弊社の過去相談事例では一部上場のシステム会社でもありました。これくらいの企業になると、そういったケースでのリスク回避のための契約を交わしていることが多いので、どちらがいい悪い関係なく、追加料金を払わないとそのまま進行が止まりっぱなしという事例を目にしています。

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