檀家情報管理ExcelからAccessへ

お寺の檀家情報管理のサポートです。

こちらでは最初、Excelと市販の宛名管理ソフトで檀家管理をされていました。しかし檀家様情報も例に漏れず、基本情報以外に埋葬者、年会費清掃料、墓の登録情報など、時系列で増えてたり変更になってゆくような様々な付随情報を管理してゆかなければなりません。 そうするとExcelでの管理では煩雑になり、最新情報の精度を欠いてしまいます。また必要な情報を検索するのも毎回時間がかかり骨が折れるようになってきます。

そこでAccessでの管理ということで弊社にご相談いただきました。

【Access檀家管理　構築内容】

■檀家基本情報の充実

　・管理項目の拡張

　・変更履歴
　　墓名義・登録情報、住所などの変更があれば古い情報を残しておく。

　・会費納入履歴?個別の詳細画面より参照可能。

　・墓写真の外部フォルダ管理、関連文書の外部フォルダ管理
　　管理フォルダはマスタにて登録しておき、会員IDで自動でフォルダを
　　作成し、選択した文書や画像ファイルをそのフォルダに自動コピー。
　　参照機能では、そのフォルダを開く。Windowsのフォルダ表示の設定に
　　より写真の場合はサムネイル表示も可能。Windowsフォルダなので、当
　　然手動での管理も可能となります。

■検索条件の充実

検索条件項目は最初に立ち上がるメインメニュー画面に設置し、検索を即座に行えるように。

　・基本情報項目から必要な項目条件を設置、複数条件検索。
　　氏名、TEL、E-Mail他 　・時系列情報側からの検索　　埋葬者氏名、死
　　亡日、年会費納入日など

　・検索結果リスト
　　結果表示リストから個別の檀家の詳細情報を表示、およびリストをExcel
　　ファイルに生成。
　　このファイルにて長年使い慣れ、ハガキ・宛名発行処理においては高機
　　能な市販の宛名管理ソフトで利用できるようにしました。これにより細
　　部にわたり極め細かな作りこみがされている市販ソフトの機能を活用す
　　ることができるので、その分Access側でカスタマイズする費用がかりま
　　せん。

　・年会費情報管理
　　入金管理から、一般の請求管理ソフトとは全く違う手順で請求管理をし
　　ているため、それに合わせた入金簿出力をし、請求書作成の補助資料と
　　する。

　・データ生成出力
　　全データExcel出力　 検索結果リストExcel出力

　・本データコンバート　Excel→Access
　　基本データと、入金情報などが別々のExcelファイルになっているので
　　関連性を持たせてAccessデータへ変換処理。

　・その他　　年月日は全て和暦表示

■導入効果

それまでExcelと手書きにて管理していたものをAccessにて統合管理することができるようになり、必要な情報を瞬時に引き出せるようになったばかりでなく、各檀家に関連する写真や文書を外部ファイルで管理できるようにしたため、当初の目的よりさらに拡張した管理ができるようになりました。

また未入金先への適切な請求と管理にて未入金を大幅に削減できること、さらにはご要望を実現したカスタマイズ仕様のため画面を見ただけですぐ使えるようになり、このAccess檀家情報のの運用管理を後継者あるいはアルバイト・パートなどに任せることも可能になりました。