Access卒業生会員名簿管理データベース構築サポート

高校・中学・小学校の卒業生名簿会員管理のサポート事例です。 ご相談前はExcelでデータ管理し、会報などDM送付先を手作業で加工しながら印刷屋に提出し、宛名を出力してもらっていました。いわば宛名出力だけが目的のExcel会員管理でした。

しかし、宛名だけでなく、今後、会のよりよい運営のための様々な卒業生の情報管理と活用をしてゆくことを考えると、Excelでは限界かあるいはファイル管理が煩雑化しデータの整合性に不具合が発生しやすくなるため、さらには担当者が変わりパソコンがあまりできない人になっても運用できる形にするため、Accessへの移行を決断されました。

これらの問題点をクリアするため、次のような形で構築サポートをさせていただきました。

・新データ一括取り込み
学校から提供される新卒業生データをExcelでもらえるので、そのままAccessにワンタッチで取り込めるようにする。

・管理情報項目の充実
これまで限界だった個人情報の項目を追加。新システムでは利用しない旧データの項目データも保持しておく。
また個人詳細画面より、その個人の入金履歴、また情報変更履歴を参照できるようにする。

・データ検索出力
検索機能の充実-複数条件での該当データリスト出力
このリストを対象にExcel出力。この機能により出力したExcelファイルを、送付機能豊富かつご担当者が慣れている宛名ソフトで取り込み活用。もちろんAccessだけでも宛名出力はできますが、Accessをカスタマイズできない担当者でも、柔軟な出力運用ができるようにExcel出力の機能のご希望でした。
リストからの個人情報の詳細を表示し、情報更新をできるようにする。

・入金管理
会費を主とした会への入金管理機能の追加。
期間や入金種別(現金、郵貯、銀行への振込み種別)などの条件によるリスト出力と、合計金額表示。

・会議開催管理
会議開催および出席管理。
各会議の参考資料(ExcelやWordなど)を外部フォルダにて管理する機能・・・(外部のフォルダの会議名でのフォルダにファイル保存、およびフォルダ参照機能)

・データコンバート取り込み
既存のExcelデータをAccessシステムにデータコンバートし取り込む。そこで問題になったのが、それまで印刷屋のシステムで管理されていた個人名の外字が適切に表示できず、今後、利用するパソコンで修正してゆくため、外字を使用しているデータリストを出せるようにし、それを修正できるようにしました。

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