Access顧客情報・会員管理開発サポート事例のアーカイブ

Access97会員管理システムをAccess2010へ

【Accessご相談内容】

ご相談のシステムはAccess97が最新バージョンの頃、外部の個人開発者に依頼し作成されたものでした。その後、引き継ぎで3人が開発関与したシステムでした。内容は会員情報管理、会費入金管理・自動引落管理が主目的のアクセスシステムです。

【問 題】

それまで運用上、いろいろ問題はありながらも、なんとかそれらを回避しながら何年も使ってこられたようです。しかし、今回Windows98を含む古くなったXPパソコンをWindows7パソコンへ総入れ替えの計画があり、大きな問題に直面しました。

  • すでに元のAccess開発者と連絡がとれなくなっている。
  • Access97のCD-ROMが見当たらない。
  • Access97ではWindows7では正常動作しない、そもそもインストールできない?(2000でもおかしな挙動があります。)
  • ご担当者がテストでAccess2010の機能でコンバートを行ったらエラーでストップしてしまう。
  • ラベル印刷を、別のWindows98パソコンへデータを流し、そこから市販DBソフトの「桐」で印刷しているため、この98マシンも廃棄できず。

この会員管理システムは業務の基幹システムで既に重要な情報が満載のため、使えなければパソコンの入れ替えが全くできない。そしてパソコンが壊れたら業務上大変深刻なことになります。

もしこのシステムを新しく構築依頼すると、かなりの費用と、本稼働までにさらに時間がかかってしまいます。

そこで、こちらのご相談者は会計・税関係の会員組織のため、弊社が、税理士会、会計事務所と多くの取引があり、Access開発実績豊富ということでご信頼しご相談いただきました。

【ご要望】

  • Access2010で動作するようにして、古いパソコンを廃棄して新しいパソコンに入れ替えたい。
  • 開発した本人でしかわからなくなってしまった動作、操作手順があるので、それらの解析と運用サポートをしてほしい。
  • 入金、未納、請求金額管理、銀行引落依頼データ生成、相談履歴など操作性改善および機能追加拡張、強化したい。
  • 末永く運用サポートしてほしい。

などでご相談いただきました。

【サポート内容】

実際システムを見せていただくと、元の開発が汎用機開発経験の方か、リレーショナルデータベースとしては、かなり冗長的な造りでした。さらに別々の開発後任者がいるので仕方ないのですが、プログラムの作り方もまちまちで、マクロが多用されている箇所も多々ありました。そしてマクロをはじめ、クエリーなどもユーザーご担当者本人が作成したもの、そして既に使っていないと思われるものなど混沌としていました。

システム運用ご担当者はある程度Accessがわかる方なのですが、どれがどの情報なのか理解するのはかなり難しかったことでしょう。

またAccess97がかなり古いバージョンなので、Access2010での直接コンバートはエラーが出てストップしてしまいます。そこで97の2つ上のバージョンAccess2003にて一連にコンバート処理してから少なくともAccess2003上でエラーが出なくなるまでAccess2003でエラーを修正してゆきました。

そしてAccess2010で動作するようになってから、再度エラー確認と修正作業を行いました。特にAccessのセキュリティ強化に起因するエラーがまだ発生します。例えば、銀行への引落依頼依頼データ生成で外部にデータを出力する箇所などです。それらのプログラムを書き換えてゆきます。

全体的に正常動作確認後、別途追加要望である、会員との接触相談履歴、入金情報管理の充実などを主として、いくつか機能を付加しました。

これで無事、新しいパソコンに乗せ替えることができ、これまで要望していた機能の追加にて顧客対応スピードアップ、業務効率アップを実現し、操作運用上の不明な点など弊社でサポートすることにより無事継続稼働していただいています。

請負費用も、当初、別業者からの新規構築の提案もある中、かなり低減できたのではないかと思います。

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Accessグラフ活用(生徒成績・会員退会情報管理)

グラフは数値データをビジュアル化するため、その数値の意味を感覚的に捉えやすくなります。感覚的に捉えられれば、その数値を管理する目的に向かい、なにかしらの向上をもたらす具体的行動に結び付けられます。

ある教育関係のご相談者様のアクセスシステムグラフ化のケースです。

生徒の試験成績を年間通して何年にも渡り記録し、そして全ての入試合否などの結果も記録しておきます。これら元データは担当者がExcelで作成し、構築したAccessシステムで自動取り込みするようにしました。

【指導前分析】
生徒への個別指導のために、例えばその生徒の希望するA校に過去に合格した、あるいは不合格した生徒を条件抽出、それら生徒の過去模試成績を時系列に参考にしたり、個別試験の偏差値範囲で生徒全体で抽出しリスト化したりしながら参考データを抽出します。それらデータは全項目をExcelに出力できるようにして全体傾向、個別指導などの様々な切り口での資料を作成します。

【個別指導】
生徒個人個人に面談時、その生徒の成績推移をいくつかの画面に切り分けた表で参照し、グラフにしたレポートを画面で見せながら指導してゆきます。成績情報、およびグラフを含んだ全情報はA3で印刷し生徒に渡します。

このように全体傾向や個別成績を見ながら、その生徒個人個人に合った指導をしてゆき、その行動を強く促すためのツールとしてグラフ化を実現しました。

■その他グラフ化事例-退会分析

全国に広がるあるスポーツ系スクールにて、入会日、受講コース、退会日などを登録しておき、退会時期が一番多い期間や、年齢別、コース別などに分けてグラフ化し、退会してしまう理由を探り、できるだけ長く在籍してもらうような仕組みづくりのためのレポートとして、各校で検討資料としています。

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自社開発Accessシステムメンテンスサポート&LANサポート

人材派遣業様の人材管理Accessシステム事例です。

こちらは、既に退職された何人ものスタッフが何代にもわたり追加・改築されてきたシステムでした。

ご相談のきっかけは、とにかく動作が遅い、午前中は仕事にならない。Accessシステム自体が561MBもある、さらに時々システムが破損する、見てほしいとのご相談でした。

午前中に調子が悪い、というのが引っかかりましたが、まずはご相談のAccessシステムを見てみますと、データ数のわりに容量が大きすぎる。内部を見て見ると、案の定、写真画像を埋め込んでいるフォームがありました。

Accessでは、内部に写真画像を埋め込む形にすると、そのサイズがやたら巨大になってしまいます。巨大になってしまうと、動作の速度低下もそうですが、壊れやすくなってしまいます。

またこのシステムはデータファイル(テーブル)と、操作側ファイルが一体化した仕様でしたので、なおさら壊れる危険性の高いものでした。

・画像の内部張り込みを、外部フォルダの写真をリンク表示させる。

・データファイル(テーブルのみ)と、操作側のファイルを分離。

・バックアップ機能追加。

以上をご提案し、行うことになりました。
その他にも複数ユーザーで共有利用する上で、気になる点がいくつかありましたが、既存のシステムでもなんとか長年使ってこれてはいるので、マルチユーザー利用での仕様変更のご提案はしたけれども、今回は様子見ということになりました。

メンテンス作業結果、561MBのファイルが16MB、つまり3%程度の小ささになり、当然、動作も軽快なものとなりました。その分、当然、破損度はグッと改善されます。バックアップもワンボタンでできるようになり、万が一の備えも簡単にできるようになりました。

さて、これで一件落着と言いたいところですが、確かにAccessシステムは速くはなったけど、やはり午前だけ遅い、というのが解決しませんでした。遅いというのは、社内全部のパソコンが何を操作するのにも異様な遅さというのです。

状況をヒアリングしていくと、これはネットワークのどこかに原因があるようです。

同じような現象で調べてゆくと、マイクロソフトのアップデイトの不具合が合致しそうです。マイクロソフト技術情報 Microsoft Updateの不具合>> この情報提供し対処してもらいましたが、やはり解決せず。

そこで成功報酬(解決しなければ報酬請求なし)で、今度はネットワーク調査で訪問させていただきました。

各パソコン、ルーター、LANなど異常なし。

やはりNAS(ネットワークに接続して使えるHDDハードディスク)が怪しい。聞いてみると5年利用とのこと。見た目は、共有フォルダも普通に開き使えるし異常はないのだが、試しにそのNASの共有フォルダに置いているAccessシステムのデータファイルを、別のパソコンの共有フォルダに置いて接続してみると、調子の悪い時間でも明らかに問題のない速度で動く、つまり完全にNASが原因ということに絞られ、再起動させてみると、鈍重な動作の各パソコンが全ての操作において軽快になりました。

そういえば、弊社の他のAccessのクライアント様でも、Accessシステムが不調になったとのことで、ファイルを送っていただき調査してもこちらの環境では何の問題もなく、結局、クライアント様側のNASを再起動したら解決したという事例がありました。

このようなNASのトラブルは、この事例のように見た目は共有ファイルを普通に使え、また通常スイッチをOFFにすることなく長期間継続稼動させているため、なかなか気づきにくいものですが、単純に再起動すれば直ってしまうという事例も少なくありません。

ただ、翌日もこの動作速度の問題が発生したため、夜0時に自動実行されるバックアップ時の不具合が根本原因ということになり、既に5年使われているNASであるので、結局、新規NASに入れ替えということになりました。

新規NAS、バックアップHD、無停電装置(不意・計画停電に備える)などの機種選択から購買代行、NASのミラーリング、自動バックアップなどのセットアップをお手伝いさせていただきました。

ご相談前は、Accessシステムが重い、壊れる、またAccessに限らず、パソコン全てで、午前中はあまりに動作が遅く、ほとんど仕事にならない。といった状況から、全てが軽快になり、新規NAS一式入れ替えにより、データの保安性も高めていただきました。

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Access顧客情報管理・営業支援(SFA)営業・技術施工日報情報管理

こちらのAccessサポート事例は、通信関係の施工工事の会社です。営業日報管理と、施工工事の日報管理を基本に、顧客基本情報、機器納品情報、営業日報、技術施工日報を統合して、顧客サービスの向上だけでなく戦略的に営業を仕掛けてゆくツールの実現を目指します。

システムの規模は、本社と営業所2ヵ所でVPNで繋がれたネットワークにて、参照も含めれば20名前後の複数ユーザー利用システムです。
Accessのデータファイルだけを分離したAccessファイル共有システム仕様です。

【構築内容】

1.顧客基本情報
 一般的な法人基本情報加え、取引実績ある既存顧客か、まだ取引ない見込
み客かのフラグをつける。 下記の納品情報台帳で入力があれば、自動で
既存顧客フラグをセット。
 
 この顧客詳細画面よりこの顧客に絞った営業日報、納品情報台帳、技術施
工日報、技術施工台帳を参照するボタン設置。またマスタ管理で指定した
外部フォルダで、PDFやWord、Excelなどの関連文書を登録し
たり参照したりするボタン設置。 

2.営業日報
 日時、時間、種別、顧客、内容などの登録。
 所要時間は自動算出し、その計算結果は手動で修正可能に。
 顧客、担当者、日付範囲などの条件で検索抽出表示。

3.納品情報管理
 顧客に設置した機器と、金額、日時を登録。
 顧客、日付範囲などの条件で検索抽出表示。
 検索表示では、納品履歴とその総合計を表示
 ※新製品の提案、納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

4.自社以外の製品情報
 自社で納品していない顧客先におけるライバル製品の情報を登録。
 営業マンあるいは技術が顧客先でヒアリングし登録します。
 ※新製品の提案、納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

5.技術施工日報
 施工工事した情報・日報を記録。
 営業日報と同じ内容に技術専用の別項目を追加。 

6.技術施工台帳
 施工工事し納品した自社製品の詳細情報を記入。
 顧客、納入時期で検索表示。

7.日報レポート
 担当者別、顧客別の出力。営業、技術日報を混ぜて出力も可能。

8.納品機器レポート
 ※新製品や納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

【導入効果】

顧客の情報を戦略的活用: 単に顧客訪問しご挨拶回りだけで終わらせず、常に顧客情報に敏感になって収集、そしてその情報のストックと戦略的活用をする。

顧客情報管理の強化による顧客へのサービス・フォローの質向上とスピードアップ。

顧客の情報でありながら顧客自らが意識していない部分への提案、サービスを行うための情報管理。

各営業担当へのアドバイス、営業支援(SFA機能)。

施工工事結果の見直し、反省。よりよい商品・サービスへ。

納品日からのリプレイス、ライバル製品からのリプレイス提案への活用で、営業アプローチのベストタイミングを逃さない。

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檀家情報管理ExcelからAccessへ

お寺の檀家情報管理のサポートです。

こちらでは最初、Excelと市販の宛名管理ソフトで檀家管理をされていました。しかし檀家様情報も例に漏れず、基本情報以外に埋葬者、年会費清掃料、墓の登録情報など、時系列で増えてたり変更になってゆくような様々な付随情報を管理してゆかなければなりません。 そうするとExcelでの管理では煩雑になり、最新情報の精度を欠いてしまいます。また必要な情報を検索するのも毎回時間がかかり骨が折れるようになってきます。

そこでAccessでの管理ということで弊社にご相談いただきました。

【Access檀家管理 構築内容】

■檀家基本情報の充実

 ・管理項目の拡張

 ・変更履歴
  墓名義・登録情報、住所などの変更があれば古い情報を残しておく。

 ・会費納入履歴?個別の詳細画面より参照可能。

 ・墓写真の外部フォルダ管理、関連文書の外部フォルダ管理
  管理フォルダはマスタにて登録しておき、会員IDで自動でフォルダを
  作成し、選択した文書や画像ファイルをそのフォルダに自動コピー。
  参照機能では、そのフォルダを開く。Windowsのフォルダ表示の設定に
  より写真の場合はサムネイル表示も可能。Windowsフォルダなので、当
  然手動での管理も可能となります。

■検索条件の充実

検索条件項目は最初に立ち上がるメインメニュー画面に設置し、検索を即座に行えるように。

 ・基本情報項目から必要な項目条件を設置、複数条件検索。
  氏名、TEL、E-Mail他  ・時系列情報側からの検索  埋葬者氏名、死
  亡日、年会費納入日など

 ・検索結果リスト
  結果表示リストから個別の檀家の詳細情報を表示、およびリストをExcel
  ファイルに生成。
  このファイルにて長年使い慣れ、ハガキ・宛名発行処理においては高機
  能な市販の宛名管理ソフトで利用できるようにしました。これにより細
  部にわたり極め細かな作りこみがされている市販ソフトの機能を活用す
  ることができるので、その分Access側でカスタマイズする費用がかりま
  せん。

 ・年会費情報管理
  入金管理から、一般の請求管理ソフトとは全く違う手順で請求管理をし
  ているため、それに合わせた入金簿出力をし、請求書作成の補助資料と
  する。

 ・データ生成出力
  全データExcel出力  検索結果リストExcel出力

 ・本データコンバート Excel→Access
  基本データと、入金情報などが別々のExcelファイルになっているので
  関連性を持たせてAccessデータへ変換処理。

 ・その他  年月日は全て和暦表示

■導入効果

それまでExcelと手書きにて管理していたものをAccessにて統合管理することができるようになり、必要な情報を瞬時に引き出せるようになったばかりでなく、各檀家に関連する写真や文書を外部ファイルで管理できるようにしたため、当初の目的よりさらに拡張した管理ができるようになりました。

また未入金先への適切な請求と管理にて未入金を大幅に削減できること、さらにはご要望を実現したカスタマイズ仕様のため画面を見ただけですぐ使えるようになり、このAccess檀家情報のの運用管理を後継者あるいはアルバイト・パートなどに任せることも可能になりました。

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Accessベースの販売管理システムの導入サポートとAccess顧客情報管理連携・拡張サポート

多くの商品の通信販売業では、実務作業はけっこうな数をこなさなければなりません。そして新規顧客獲得も当然重要ですが、やはり2度3度と購入してくれるリピータを増やすことが厳しい競争時代に最も重要なことなります。そのためには、販売管理システムによる業務効率化と、それに連動する顧客情報管理機能強化への拡張のお手伝いをしました。

【ご相談前のお悩み・現状】

 ・売上伝票、納品書、送付状、振替用紙などは手書き。
 ・売上・粗利は電卓での集計。
 ・顧客情報管理DBは存在していたが、宛名ラベル発行程度で購買履歴
  などの情報管理なし。
 ・手書きによる作業負担大とミス。人員を増やせばコストアップ。
 ・販売・経営情報の把握の遅れ。
 ・個別の顧客情報がよく把握できない。
  (優良顧客なのか、ブラック顧客なのか。)
 ・電話応対時の顧客対応の遅れ。
 ・ポイントなど他社がどんどん導入しつつある顧客サービスの導入ができ
  ない。

【サポートの流れ】

このクライアントとはかなり長い付き合いで、ユーザーの活用度に合わせての段階的導入がうまくいきました。

最初は、某事務機器メーカーに今はどこにも見当たらなくなってしまったロータス社のDBソフトにて、顧客DBを構築してもらっていました。しかし顧客の基本情報だけに限っても、この顧客データベースでは名簿管理程度で管理したいことに限界があり、それ以上の拡張はこの事務機器販売会社では対応できないということで、弊社に相談となりました。とはいえ、その時点においても、大した追加要望でも無かったので簡易にAccessにて再構築し、データを完全に引継ぎご提供しました。

その簡易な顧客データベースも、このクライアントにとっては生命線。隔月の情報誌の送付などでフル活用され、売上を確実に伸ばしてゆきます。

次の段階として、業務効率アップのための販売管理システムの導入です。当然、販売管理システム内にも顧客管理があり、既存の顧客管理システムと別々で運用するような非効率なことはできません。しかしながら市販の販売管理ソフトでは、その会社が最も活用したい形の顧客情報管理の実現は大変難しいのが現状です。

販売管理と顧客管理の連携を実現するために、このクライアントには、SystemWatanabeさんのAcceess販売管理システムを購入してもらいました。このシステムならAccessがベースで、購入すればカスタマイズが可能。その価格も一般な市販ソフトと比較すれば破格で、汎用的な機能はほぼ網羅されています。ただしユーザー側でのカスタマイズはその内容度合いによりAccessの専門知識が必須です。

そのような流れにて、既存の顧客管理をさらにパワーアップしてこのAccess販売管理システムと連携させることができました。

【導入後】

顧客情報と販売管理を完全合体することにより、事務処理の効率化とともにそれらのすべての情報を経営情報のリアルタイム化、問い合わせへの素早い対応など顧客満足の向上、マーケティングへの応用など、トータルで見てかなり戦略的に構築できたと言えるでしょう。

業務運用事情に合わせカスタマイズしていったため、100%を無理にシステムに乗せるのではなく、佐川急便のe飛伝など、日々ブラッシュアップしてゆく外部ソフトで利用するためのCSVデータ生成や、事情により手書きで管理するのがベストな業務のための帳票印刷出力など、最も効率よくわかりやすい方法での運用が可能になった。その結果、スムーズに大量の商品発送、情報発信、事務処理などが、業績を向上させながらも人員を増やさず実現可能となりました。

【構築内容 販売管理システムカスタマイズと顧客管理機能増強】

 販売管理システムへの追加カスタマイズ
 ・日々処理リスト(発送・各種帳票発行)
 ・入金管理(コンビニ・代引き・クレジットなど)
 ・帳票印刷
 ・外部ソフトとの連携 コンビニ振込み用紙、佐川伝票e-飛伝
 ・日々の売上・利益
 ・ポイント管理
 ・顧客情報管理項目強化
 ・条件検索強化によるリスト表示から宛名ラベル、CSVデータ出力

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Access会員管理で会員情報管理の拡張と未入金対策

スポーツスクールの会員情報管理の拡張と未入金対策の事例です。 【規模・地域】関東に7校規模 1校あたり200~3000人規模の会員 ご相談前は、本部の担当者一人が市販のAccess顧客管理「らくだ」にて管理していました。

このスクールは会員が若い人たちばかりなので、気まぐれに突然辞めてしまうことも多々あり、そういった人たちでも数ヶ月以上の未入金があることも少なくなく、全体で総合すると未入金としては莫大な金額でした。

それまで使用していた市販の顧客管理ソフトでは、個別の会員の基本情報しか管理できておらず、申込書などの紙ファイルやExcelなどをその都度探しながら管理している状態でした。そのため会費、受講コースとその履歴など、日々で個別の各会員に関連し変更したり増えてゆく情報管理が正確、効率的に管理できていない状態でした。

それらを統合管理できる仕様を、まず担当者がイラストレータにてシステムの各画面を作成。これ自体かなり完成度の高いものでしたが、実際にシステムにすると矛盾が出たり、さらによりよくなる構成や内容を提案しながら要望の形の画面をブラッシュアップ。これでわかりやすく実際に使えるシステムのための立派な仕様書となります。

【主な構築内容】
・会員基本情報管理
・会員情報検索、リスト表示およびステイタス表示
・会員情報管理の拡張利用している自動引落システムからの引落結果CSVを取り込み、自動入金管理。
・自動引落ができなかった会員に対してのみ、請求書を発行。

【導入効果】
多数の在籍会員の入金処理が非常に効率化。未入金がかなり減り、その分を売上・利益とすることができた。

会員の条件抽出を充実させ、リストでの必要情報のリスト出しや、各会員の個別情報を瞬時に出し、会員情報管理が効率化、また会員の受講コース変更やその履歴など、日々変化する個別の会員情報機能強化により、お客様である会員へのサポートフォローを充実させることが出来、教えるという商品に大きく付加価値をつけることができる可能性が広がった。

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Access顧客情報管理でメルマガ送信(メール一括送信)

顧客へのメルマガ送信は、関係を継続し購買リピータを増やすことが第一の目的でしょうか。 まずご相談のあったのが健康関連商品販売の会社で、こちらでは当初、メルマガ送信はメールのBCCに購読者全員のアドレスを入れて送信していました。 しかし人間ですから時には間違いを犯します・・・

しかしこのAccessメルマガ送信システムも、ユーザーの利用するプロバイダのスパムメール送信対策により送信がブロックされるケースが出てきました。システムの修正で対処はできるのですが、今後を考えるとイタチごっこにもなりかねません。そこで外部システムであるSaaS・ASPでのメール送信システムの活用を提案しました。

ASP・SaaSメール送信システムの活用のメリットは、単にメール一括送信ではなく、メールマーケティングの道具として考えた場合に、後述するその豊富な機能に比較して安価に利用できることです。また機能についても、毎月の利用料だけでどんどん機能改善がされます。これが個別構築のシステムではなかなかそうはいかないでしょう。

デメリットは、もし販売管理・顧客管理を社内のローカル環境でメインで管理していた場合など、SaaS・ASPメール一括送信システムの顧客データとの整合性に難ができてきます。統合しようにも多くの顧客情報管理での要望は、このSaaS、ASP型での顧客・会員管理機能では逆に不足のことが多いでしょう。さらには顧客データをネット上で保管するということが、まだまだセキュリティ上不安を感じるユーザも少なくありません。まず大丈夫とは思っていても「100%安全か」とよく聞かれれば・・・弊社もどう返答していいのか。

これらのメリットを活かし、デメリットを補完させるためAccessシステムカスタマイズでフォローさせます。メール一括送信ASP、SaaSに限らず、それら多くのSaaSシステムは、登録データをCSVでエキスポートしたりインポートできたりします。それをできるだけユーザーに手間とミスをさせることなくカスタマイズすることによりあらゆる要望が解決してゆくでしょう。

今回SaaSのメール一括送信システムとしてサポートしたのが、(株)ラクスの配配メールです。

http://www.haihaimail.jp/

主な機能は、

・顧客情報管理
メールアドレスをキーとした顧客管理
CSVアップロード、ダウンロード(既存のデータからアップロードしたデータとメールアドレスが一致するデータを削除する機能もあります。)

・個別データの送信結果保持(エラー、成功など)

・ユーザー側の登録・削除ページ生成

・テキスト・htmlメール対応

・文書内リンクのクリックレポート
 クリックユーザー数だけでなくどのユーザーがクリックしたかのリストが出せます。そのリストを元にメール送信ができますし、逆にクリックしていないユーザーのリストとメール送信ができるようになっています。

・メール開封レポート(htmlメールのみ)
 クリックレポートと同じように、開封に対するリスト、メール送信ができます。

・携帯スパム対策送信

・外部データとの連携(オプション)・・・CSVデータをプロバイダ指定の場所に送信することによりバッチで整合を取る。

・あらゆる条件による検索リスト出力およびCSVダウンロード
 たとえば送信エラー2回以上のデータ、東京の女性のデータの検索リスト、およびそのCSVデータ生成ダウンロード

・CSVデータインポート
 新規データ登録だけでなく、メールアドレスをキーとした既存データの上書き修正。または削除したいデータのアップロードによりメールアドレスが合致したデータを一括削除も可能。

・店頭でFelica機器を置いて、会員自動登録も可能。

このようにメール配信専用のシステムは、それ専門だけにかなり戦略的な活用ができるよう機能豊富です。これはAccessだけでは構築できません。

冒頭で紹介したメールソフトのグループで宛先管理しているクライアントのサポート事例では、この配配メールにて、メールソフトで生成したCSVデータをセット、データをメンテナンスしながら代理運用しています。
その結果、送信したメール本文内のリンククリックレポートを見てみると、実際には悲しいほどにクリックされていないことがわかり、メルマガ自体の内容や運用の見直しの必要性を感じさせるものになりました。

よくできたメール配信システムほど、最初のとっかかりが掴み辛いものです。お客様へのメール送信だけになんらかの失敗は楽観できることではありません。またマーケティングで大いに活用すべき機能(クリックレポート、開封レポート)を使いこなすのも時間がかかったり、最初のスタート時点から運用を修正しなければならないようなことが起こることも否めません。まずはメールマーケティングにおける効果的な活用方法を最初の相談段階から提案することと、必要に応じてAccess顧客管理を構築し(あるいは既存の顧客管理システムより)、そこから生成したCSVデータと、ASP・SaaSメール配信システムとの連携をうまく取り持てるようにサポートさせていただきます。

もちろんASP・SaaSシステム側を基盤の管理システムとして、CSVダウンロードにより、Accessで連携をフォローするという運用もできるでしょう。

最近は、E-Shopの機能でもメール配信、および会員登録管理機能もありますので、そちらとの連携のご相談も出てくることでしょう。

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Access卒業生会員名簿管理データベース構築サポート

高校・中学・小学校の卒業生名簿会員管理のサポート事例です。 ご相談前はExcelでデータ管理し、会報などDM送付先を手作業で加工しながら印刷屋に提出し、宛名を出力してもらっていました。いわば宛名出力だけが目的のExcel会員管理でした。

しかし、宛名だけでなく、今後、会のよりよい運営のための様々な卒業生の情報管理と活用をしてゆくことを考えると、Excelでは限界かあるいはファイル管理が煩雑化しデータの整合性に不具合が発生しやすくなるため、さらには担当者が変わりパソコンがあまりできない人になっても運用できる形にするため、Accessへの移行を決断されました。

これらの問題点をクリアするため、次のような形で構築サポートをさせていただきました。

・新データ一括取り込み
学校から提供される新卒業生データをExcelでもらえるので、そのままAccessにワンタッチで取り込めるようにする。

・管理情報項目の充実
これまで限界だった個人情報の項目を追加。新システムでは利用しない旧データの項目データも保持しておく。
また個人詳細画面より、その個人の入金履歴、また情報変更履歴を参照できるようにする。

・データ検索出力
検索機能の充実-複数条件での該当データリスト出力
このリストを対象にExcel出力。この機能により出力したExcelファイルを、送付機能豊富かつご担当者が慣れている宛名ソフトで取り込み活用。もちろんAccessだけでも宛名出力はできますが、Accessをカスタマイズできない担当者でも、柔軟な出力運用ができるようにExcel出力の機能のご希望でした。
リストからの個人情報の詳細を表示し、情報更新をできるようにする。

・入金管理
会費を主とした会への入金管理機能の追加。
期間や入金種別(現金、郵貯、銀行への振込み種別)などの条件によるリスト出力と、合計金額表示。

・会議開催管理
会議開催および出席管理。
各会議の参考資料(ExcelやWordなど)を外部フォルダにて管理する機能・・・(外部のフォルダの会議名でのフォルダにファイル保存、およびフォルダ参照機能)

・データコンバート取り込み
既存のExcelデータをAccessシステムにデータコンバートし取り込む。そこで問題になったのが、それまで印刷屋のシステムで管理されていた個人名の外字が適切に表示できず、今後、利用するパソコンで修正してゆくため、外字を使用しているデータリストを出せるようにし、それを修正できるようにしました。

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Access会員情報・イベントセミナー開催管理

こちらのご相談は上場企業のシンクタンクからのご相談でした。実際は、ご相談者のシンクタンクがコンサルティングで入っている環境関係の研究所の会員管理システムへの拡張カスタマイズサポートです。

この研究所では年に数回学術セミナーを開催しており、その管理に手詰まりを感じていました。

こちらでは最初からAccessでの会員情報管理システムはある程度できており、セミナー開催ごとに担当者がそれをまるごとコピーし、一つのセミナーごとにまた一つの独立した会員管理を用意してなんとか対処していました。

当然、それでは、セミナーごとに会員管理システムが乱立し、他のセミナー管理およびその出席会員情報との連動性もなくなってしまうことになります。つまり過去のセミナー開催実績およびその出席情報管理を次の開催に活用するといった積極的な会員情報管理も不可能です。

会員基本情報管理については、当然、既存の実データを活用しながら、さらに追加したい項目を増やして拡張、および複数ユーザーのAccessファイル共有利用での堅牢化で内容を改善。また会員種別が2?3種あり、その種別ごとに担当者が違うので、種別に応じた専用の仕様にて3種類ほど構築、しかし基本項目はほとんどが共通なのと、各セミナー開催運営管理では全種別の会員を対象とするため、会員の基本データテーブルは共通となります。

セミナー運営管理機能については、最初の開催案内のDM、メール送付から、セミナー会場での管理、本データファイルへの運営管理データ反映まで、個別の担当者のノートPCで運営管理するため、本体DBと切り離して利用可能にしました。また一つのセミナー開催ごとに管理する運用スタイルも維持したいとのことで、別途、セミナー運用管理データベースを雛形として作成し、セミナー開催ごとにそのファイルをコピー利用し、自動テーブルリンクにて会員情報データファイルから条件検索にてデータ取り込みできできるようにし、本体ファイルと切り離してセミナー運用管理ができるようなスタイルで構築しました。そして一つのセミナーが完結したときに、出欠情報など必要最小限の情報を本会員データファイルにテーブルリンクにて反映します。

もちろんWebシステム仕様一つでほぼ解決できる仕様ですが、シンクタンク側と研究所側での共同利用もありセキュリィティポリシーにて調整がつかず、また全会場でインターネット利用ができる保障がないこと、時間、構築予算もとれず、利用開始を早めることができるAccessにて構築となりました。

【構築内容】
1.セミナー管理システム雛形
セミナー案内先取り込み(本システムにテーブルリンクし、会員基本情報および過去セミナーの出欠情報などの条件検索)
セミナー案内DM宛名
セミナー案内DME?Mailアドレス生成
セミナー出席表
セミナー出席者名札発行
出欠表
出席管理
出欠情報の本システムへの反映

2.会員種別システム
会員の種別によるベータベース分離、ただしデータソースファイルは共通。
各会員種別により担当者が違うため。
会費管理

3.本システム
全会員基本情報管理
全セミナー開催および出欠情報管理

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