スポーツスクールにおけるAccess会員管理システム拡張事例

関東で7校を運営し、1校あたり200～3000人の会員を抱えるスポーツスクールでは、従来、市販のAccess顧客管理ソフト「らくだ」を使用し、本部担当者が会員情報を管理していました。若年層が中心の会員は急に退会することも多く、未入金が数ヶ月続くケースが多数発生し、莫大な未入金額となっていました。

既存システムの課題

• 会員の基本情報のみの管理で、申し込み書類やExcelファイルを紙・デジタルで分散管理
• 会費や受講コース変更など、動的なデータの管理が煩雑で非効率
• 未入金対策が十分にできていない状況

システムリニューアルの取り組み

担当者がイラストレータで作成した画面イメージをベースに、システム要件を詳細化。開発過程で矛盾の解消や機能改善を繰り返し、実用的な仕様書を完成させました。

主な構築内容

• 会員基本情報の拡張管理
• 会員検索、リスト表示、会員ステイタスの可視化
• 自動引落システムからのCSV取込みによる入金情報の自動管理
• 自動引落失敗者に対する請求書発行機能

導入効果

• 多数会員の入金処理を大幅に効率化し、未入金の減少を実現
• 会員条件抽出機能で必要情報を迅速にリストアップ可能に
• 動的な受講コース変更や履歴管理を強化し、個別フォローアップが充実
• 会員サポートの品質向上により、教室運営に付加価値を創出

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FAQ

**Q. どのように未入金を減らしたのですか？
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自動引落システムからの入金データをCSVで取り込み、自動管理を行うことで、未入金会員の把握と請求書発行を迅速に実施できる体制を整えました。

**Q. システム導入後の担当者の負担はどう変わりましたか？
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会員情報の検索や抽出が効率化され、日々の入金管理・会員サポート業務にかかる時間と手間が大幅に軽減されました。