SaaS勤怠管理とは

SaaS（Software as a Service）はインターネット上のサーバーにアプリケーションを提供し、ユーザーがブラウザから利用する形態のソフトウェアです。従来のパソコンにインストールする形態と異なり、以下のメリットがあります。

• 一斉に不具合修正や機能改善を反映できる
• ユーザーは高機能で進化し続けるシステムを安価に利用可能
• 本支店間連携を低コストで実現可能

今回サポートしたSaaS勤怠システムの特徴

今回のSaaSは、会社にあるタイムレコーダーの代わりにインターネット上で打刻を管理し、勤怠データを自動集計、給与計算ソフト向けに加工できるシステムです。

• FeliCaやパソコンで打刻可能
• 勤怠データを自動で管理・集計
• CSV形式で給与計算ソフトに連携可能

SaaSの課題とAccessによる補完

SaaSは一般的な勤怠集計や給与計算には適していますが、以下のようなカスタマイズ性の制限があります。

• 勤務実績による手当や時給変更など業種・会社ごとの多様な集計に対応しにくい
• SaaS側カスタマイズ機能にも限界がある

そこで、SaaSからCSVで出力した勤怠データを取り込み、Accessを用いて柔軟に集計や加工を行うツールを開発しました。

主な構築機能

• SaaS-ITRからダウンロードしたCSVデータのワンボタン取り込み
• 取り込みと同時に独自集計・加工処理実行

実装例の独自集計

• 店舗ごとの時給設定による他店舗応援勤務の時給変更対応
• 研修対象者のリストアップおよび研修時給への変換
• 他店舗応援勤務に関するレポート作成
• 深夜0時越え勤務日の修正処理
• 給与計算ソフト取り込み用CSVの生成

有給消化・付与管理機能

ITR標準サポート外の機能として、半年間の勤務データを基に就業規則に沿ったパート・アルバイト向け有給付与日数を算出し、Accessでレポート出力するとともに新年度用有休日数CSVを生成。これにより新年度の有給管理をSaaSに反映可能にしています。

まとめ

SaaS勤怠管理システムはコストや一斉更新の面で優れていますが、各社独自の複雑なルールへの対応には限界があります。こうした課題をCSVデータの活用とAccessによるカスタマイズで補うことで、使いやすさや運用の柔軟性を向上させることが可能です。今後SaaSの普及に伴い、こうした補完的ツールの需要は増えると考えられます。

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よくある質問（FAQ）

Q1: SaaS勤怠システムからのCSV取り込みの手間はかかりますか？

A1: Access側ではワンボタンで指定ファイルを読み込み、即座にデータ加工が可能なので操作は簡単です。

Q2: Accessがなくても使えますか？

A2: 本システムはAccess上で動作するカスタムツールのため、Access環境が必要です。

Q3: 他のSaaS勤怠システムでも対応可能ですか？

A3: CSVデータであればAccessで取込み可能です。その他、Excelデータ、さらにはSaaS側でAPIなどが用意されていれば、SaaS画面でデータダウンロードしなくても、Access画面からのデータダウンロード、取り込みも可能です。

Q4: 有給管理機能はカスタマイズ可能ですか？

A4: 就業規則や会社ごとのロジックに沿ったカスタマイズを行って対応しています。またその年だけの優遇税制対応などもカスタマイズして対応した事例もあります。