会計事務所のAccess開発事例：顧問料管理からAI相談活用まで
15人規模の会計事務所にて、Accessを用いて顧問料や報酬売上の管理システムを構築し、さらにExcel連携やWeb・AIによる相談情報管理を取り入れた開発事例をご紹介します。
導入背景
最初は顧問先情報と顧問料、源泉税、入金状況の管理から開始し、管理情報の拡大に合わせて売上・入金予定、報酬配分、年度報酬シミュレーション、相談情報管理へと機能を拡充しました。日々の管理だけでなく、会議資料作成や職員評価にも活用できる仕組みを目指しています。
1. 顧問料・報酬売上管理
- 担当者別に作成されたExcelの顧問料報告をAccessに取り込み可能
- 顧問先情報、顧問料、源泉税、報酬売上、入金状況（未入金・入金予定）管理
- 職員別売上集計機能
メリット
- Excelの転記作業を削減し、管理効率アップ
- 売上・未入金・入金予定を一元把握できるため、請求状況の見通しが良くなる
2. 職員別報酬配分
- 顧問先ごとの報酬額を職員別作業割合や実金額で配分可能
- 顧問先・担当職員の一覧表で報酬総額と職員割当額を集計
メリット
- 職員ごとの担当業務状況を金額面で可視化しやすい
- 賞与・給与査定の資料として活用可能
3. 年度報酬シミュレーション
- 確定分の請求金額と前年実績を組み合わせて年度報酬の見込みを作成
- 契約解除日時点までの金額も反映
- Excel出力し、担当者や顧問先で絞り込み可能なテンプレート対応
メリット
- 年度全体の売上見込みを客観的な根拠で会議資料化
- 増減要因検討の基礎資料として有効
4. 相談情報の管理とAI活用
- Webシステムで顧問先・職員からの相談を記録し日々蓄積
- 日付範囲、担当者、全文検索可能
- RAGにより意味検索や要点整理、関連情報レポート作成を実装
メリット
- キーワードの部分一致だけでなく意味に近い相談を検索可能
- 複数記録の要点を整理して経緯把握と情報共有を支援
- AIが要点を整理した内容を元の相談データと照合し実務判断に活用
業務上のメリットまとめ
| 業務 |
構築した仕組み |
得られるメリット |
| 顧問料報告の集約 |
Excel報告をAccessに取り込み |
転記の手間削減とデータ集約 |
| 売上・入金管理 |
売上と未入金・入金予定の管理 |
請求後の資金動向把握 |
| 職員別報酬配分 |
作業割合・金額入力による配分 |
担当状況が金額面で即座に確認 |
| 年度報酬見通し |
確定金額と前年実績の組み合わせ |
年度売上の計画検討資料作成 |
| 相談情報活用 |
Web記録+AI検索・要点整理 |
必要情報の検索と次対応の支援 |
サポート総括
この事例ではAccessでの顧問料・報酬管理システムを核に、Excelを用いて報告と会議資料作成を支援し、さらにWebとAIの活用で相談情報も有効活用しています。これにより日々の管理から組織的な情報共有・評価まで一気通貫で対応可能となりました。
弊社では会計事務所様の現状や既存システムを踏まえ、最適な改善案を提案しております。AccessのカスタマイズやExcel連携、さらにはWeb・AI導入のご相談もお気軽にお申し付けください。
