Excelから始まった販売管理の段階的な拡張事例

導入背景

健康関連通信販売会社様では、当初、Excelで顧客管理を行っていました。しかし、受注や販売、仕入、在庫、定期販売、ポイント、キャンペーンなど管理すべき業務の増加によりExcelだけでは限界が生じ、Accessを活用した販売管理システム構築を開始しました。以降、業務の変化や新販売チャネルに対応して機能を拡張し、SQL Serverやクラウド、API連携、Webダッシュボードによる分析まで含む総合業務システムへ発展しています。

主な構築機能

顧客・販売情報の一元管理

• 顧客情報と販売履歴を統合管理
• 過去の購入履歴や購入金額など即時確認可能
• 販促対象者抽出や売上分析に活用

発注・仕入・在庫管理

• 発注から仕入、販売、在庫管理を連動
• 棚卸数を期首在庫に設定し、自動で現在庫を算出
• 発注判断の効率化に寄与

商品データ一括登録支援

• Excel商品データの一括取込機能を実装
• Python連携で商品名からフリガナ自動生成
• 必須項目や形式チェックによりエラー削減

販促対象データ抽出機能

• 顧客属性や購入履歴、RFM分析に基づく抽出
• 「最近購入が無い優良顧客」など施策目的に合わせたデータ取得可能

定期販売・発送管理

• 売上予定管理と顧客地域別配送日数、営業日を考慮した発送日逆算
• 休業日や配送期間対応の作業予定作成で遅延防止

ポイント・キャンペーン管理

• ポイント付与・利用の個別管理
• キャンペーン期間管理や条件に応じた自動特典計算

月次監査資料作成支援

• 販売・仕入データから会計事務所向けの監査資料作成
• 集計時間短縮し翌月10日頃に試算確認可能に

業務のワンボタン化

日常のデータ取り込み、集計、帳票作成、対象者抽出など繁雑な作業を可能な限り一つのボタン操作で完了できるよう自動化。担当者の操作負荷軽減と属人化防止に貢献しています。

AccessからSQL Server・クラウド環境への拡張

• 利用者増加とデータ量拡大にあわせ、Access内のデータをSQL Serverへ移行
• さらにWindows Server＋SQL Serverをクラウド上に構築し、外部受注代行業者とのリアルタイムデータ共有を実現
• Accessの操作性を保ちつつデータ管理の安定性と複数拠点利用を強化

Next EngineとのAPI連携

(NextEngineとは、楽天からカラーミー、Yahooショップなどの有名ショップサイトの受注処理を統括して行えるクラウドサービスです。)

• WebサイトやECモールからの受注はAPIでNext Engineと同期
• 顧客の新規・既存判定を自動化し二重登録や確認作業を削減
• 全受注データのAccess販売管理システムへの円滑な取り込みを実現
• Access販売管理での電話受注を自動でNextEngineにAPI登録

Webダッシュボードによる販売分析

• Accessで分析用データを生成し、PythonでローカルのWebページレポート化
• 月別・年別売上集計、過去5年比較グラフ、顧客・商品別ABC分析、売れ筋把握、商品需要予測など多彩な分析可能
• 日常管理と高度分析・予測の融合で経営判断支援

導入・拡張の効果

• 顧客・販売・仕入・在庫など情報の一元管理による業務効率向上
• 定期販売や発送作業の安定運用
• ポイント・キャンペーン計算の自動化
• 販促対象顧客抽出の迅速化
• 月次監査資料作成の効率向上
• EC受注データの自動連携で作業負荷軽減
• 複数拠点・外部委託先との情報共有の強化
• 売上分析や需要予測による戦略的販売施策
• ワンボタン化による定型作業の負担軽減

本事例は、段階的な拡張によって既存システムを活かしつつ、SQL Server、クラウド、APIシステム連携、Pythonによる分析、AI予測までを無理なく取り入れたモデルケースです。