全国の営業所が3拠点（関東・関西・九州）に分かれてVPN経由で利用していたAccess顧客管理システムは、排他モードで1台ずつスタンドアロン利用していました。各拠点内ではデータ不整合は少なかったものの、システム活用の拡大に伴い拠点間統合の必要性が生じました。
しかし関東と関西でシステム内容が異なり、同一顧客について拠点で異なるIDが割り振られたり、IDの重複が発生したりする問題がありました。担当者と綿密に調整しIDの振り直しと情報再セットを行い、不整合の検証と処理方法を決めたうえでAccess上に統合ロジックを構築しました。
統合作業は業務停止を伴うため、日程を調整して短時間で一斉に行い成功しました。
担当者がAccessで作成した商品管理データベースは、手書きの発注書をPC画面の情報から作成していましたが拡張限界があり当社に相談がありました。担当者退社後、新担当者への引継ぎをサポートし混乱を回避しました。
サポート内容は以下の通りです。
店舗間でそれぞれ別々に利用されていましたが、商品データは全店舗統一の希望があり、本社側で入力した商品データをExcelにエクスポートし各店舗へメール送付、簡単に取り込める機能を作成しました。
また、商品の写真をAccessファイルに貼り込んでいたため1ファイルが1GB超と非常に肥大化し、USBでの手渡し運用となっていたことを指摘。写真を外した結果、ファイルサイズが1MB以下に激減し、ファイル破損リスクも低減、軽快に運用されています。
最近ではMicrosoft AzureのSQL Serverを活用し、既存のAccessを継続利用しつつデータをクラウド化しリモート共有するケースも増えています。ただし、リモートの通信遅延や接続制限、暗号化設定など、仕様検討と運用面の注意が必要です。