Accessによる会員情報・イベントセミナー管理システムの拡張
こちらは上場企業シンクタンクからのご相談による、環境研究所向けAccess会員管理システム拡張の事例です。既存ではセミナー毎に会員管理をコピーして運用していたため、管理が分散し効率が悪くなっていました。
課題と背景
- 会員管理がセミナー毎に分散し、情報の連動ができていなかった
- 過去のセミナー出欠情報を活用した運用が不可能
- 会員種別が複数あり、担当者や管理仕様も異なる
- Webシステム利用はセキュリティ、予算、環境面で困難
システム構築のポイント
共通会員基本情報管理
- 既存のデータ活用しつつ拡張項目追加
- 会員種別（2〜3種）別に担当者別の仕様を作成
- 基本データテーブルは共通化し一元管理
- 複数ユーザーでのファイル共有利用の堅牢化を図る
セミナー運営管理機能
- セミナー案内DMの宛名・メールアドレス生成
- 会場での出欠管理、名札発行
- 本体データベースと切り離したセミナー単位ファイルで運用可能
- セミナー開催毎に雛形ファイルを複写し、会員データを自動リンクで取り込み
- 開催完了後に出欠情報を本体会員ファイルへ反映
システム構成概要
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セミナー管理システム雛形
- 案内先取り込み
- DM宛名・メール生成
- 出席表作成・名札発行
- 出欠管理および情報反映
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会員種別管理システム
- 会員種別ごとのベースシステムを分離
- 担当者別対応と会費管理
- ただしデータソースは共通とする
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本システム（全会員データ管理）
- 全体の会員情報中央管理
- 全セミナー開催履歴および出欠情報管理
導入の工夫と制約
- Web化が難しいため、Accessでの迅速構築を優先
- セキュリティポリシーや環境を踏まえたファイル分割と共有設計
- 担当者のノートPC単独利用を想定し、本体DBとの連携をテーブルリンクで実現
このシステムにより、分散していた会員管理を一元的に運用できるようになり、過去実績の活用や担当者毎の適切な対応も可能となりました。限られた要件・条件の中でAccessのメリットを活かした拡張事例です。
