システム構築の理想と現実

システムを一から全自動化で構築すると費用も手間もかかります。Accessといえど何から何までシステムで生成させるのはその分構築時間あるいは費用がかかります。

基本条件での絞込みとExcel出力の活用

日付期間や顧客、商品などの条件を指定してAccessから全項目をExcelに出力できる形にすると、ユーザーはExcelの知識で自由に表やグラフ作成が可能となります。この方法は元データに影響せず、営業・販売レポートの迅速な作成に役立ちます。

販売管理システムデータの課題事例

ある企業では統合販売管理システムから日付範囲指定で全データ項目をExcelに出していましたが、商品名の入力揺れや原価情報の非整合が存在し、手作業での修正や原価計算が毎月の負担となっていました。

Accessを使った自動取込みと修正処理の導入

そこで販売管理システムからのExcelデータをAccessで自動取込みし、問題となるデータの修正や原価算出を自動化。加工済データを再度Excel出力する仕組みを構築し、手作業の修正作業を完全に省略しました。

システムの活用範囲と効果

前段階の加工処理を効率化することで、経営集計や営業分析など多様なレポート作成への準備時間を大幅に短縮。特にストレスの多い部分修正作業を排除し、社員の創造的業務に集中できる環境を実現しています。

VPNによる多拠点アクセスと情報共有

完成したAccessシステムとExcel加工システムデータをVPN接続されたサーバーで共有。営業所ごとの独自経営資料作成や顧客情報の全社共有を可能にしました。海外支店も本社サーバーに安全にアクセスできるため、グローバルな情報活用が進みます。VPN活用によるセキュリティも確保されています。