こちらは、既に退職された何人ものスタッフが何代にもわたり追加･改築されてきたシステムでした。

ご相談のきっかけは、とにかく動作が遅い、午前中は仕事にならない。Ａｃｃｅｓｓシステム自体が５６１ＭＢもある、さらに時々システムが破損する、見てほしいとのご相談でした。

午前中に調子が悪い、というのが引っかかりましたが、まずはご相談のＡｃｃｅｓｓシステムを見てみますと、データ数のわりに容量が大きすぎる。内部を見て見ると、案の定、写真画像を埋め込んでいるフォームがありました。

Ａｃｃｅｓｓでは、内部に写真画像を埋め込む形にすると、そのサイズがやたら巨大になってしまいます。巨大になってしまうと、動作の速度低下もそうですが、壊れやすくなってしまいます。

またこのシステムはデータファイル（テーブル）と、操作側ファイルが一体化した仕様でしたので、なおさら壊れる危険性の高いものでした。

以上をご提案し、行うことになりました。
その他にも複数ユーザーで共有利用する上で、気になる点がいくつかありましたが、既存のシステムでもなんとか長年使ってこれてはいるので、マルチユーザー利用での仕様変更のご提案はしたけれども、今回は様子見ということになりました。

メンテンス作業結果、５６１ＭＢのファイルが１６ＭＢ、つまり３％程度の小ささになり、当然、動作も軽快なものとなりました。その分、当然、破損度はグッと改善されます。バックアップもワンボタンでできるようになり、万が一の備えも簡単にできるようになりました。

さて、これで一件落着と言いたいところですが、確かにＡｃｃｅｓｓシステムは速くはなったけど、やはり午前だけ遅い、というのが解決しませんでした。遅いというのは、社内全部のパソコンが何を操作するのにも異様な遅さというのです。

状況をヒアリングしていくと、これはネットワークのどこかに原因があるようです。

同じような現象で調べてゆくと、マイクロソフトのアップデイトの不具合が合致しそうです。マイクロソフト技術情報 Microsoft Updateの不具合＞＞　この情報提供し対処してもらいましたが、やはり解決せず。

そこで成功報酬（解決しなければ報酬請求なし）で、今度はネットワーク調査で訪問させていただきました。

各パソコン、ルーター、ＬＡＮなど異常なし。

やはりＮＡＳ（ネットワークに接続して使えるHDDハードディスク）が怪しい。聞いてみると５年利用とのこと。見た目は、共有フォルダも普通に開き使えるし異常はないのだが、試しにそのNASの共有フォルダに置いているＡｃｃｅｓｓシステムのデータファイルを、別のパソコンの共有フォルダに置いて接続してみると、調子の悪い時間でも明らかに問題のない速度で動く、つまり完全にＮＡＳが原因ということに絞られ、再起動させてみると、鈍重な動作の各パソコンが全ての操作において軽快になりました。

そういえば、弊社の他のＡｃｃｅｓｓのクライアント様でも、Ａｃｃｅｓｓシステムが不調になったとのことで、ファイルを送っていただき調査してもこちらの環境では何の問題もなく、結局、クライアント様側のＮＡＳを再起動したら解決したという事例がありました。

このようなＮＡＳのトラブルは、この事例のように見た目は共有ファイルを普通に使え、また通常スイッチをＯＦＦにすることなく長期間継続稼動させているため、なかなか気づきにくいものですが、単純に再起動すれば直ってしまうという事例も少なくありません。

ただ、翌日もこの動作速度の問題が発生したため、夜０時に自動実行されるバックアップ時の不具合が根本原因ということになり、既に５年使われているＮＡＳであるので、結局、新規ＮＡＳに入れ替えということになりました。

新規ＮＡＳ、バックアップＨＤ、無停電装置（不意・計画停電に備える）などの機種選択から購買代行、NASのミラーリング、自動バックアップなどのセットアップをお手伝いさせていただきました。

ご相談前は、Ａｃｃｅｓｓシステムが重い、壊れる、またＡｃｃｅｓｓに限らず、パソコン全てで、午前中はあまりに動作が遅く、ほとんど仕事にならない。といった状況から、全てが軽快になり、新規ＮＡＳ一式入れ替えにより、データの保安性も高めていただきました。

今回サポートしたＳａａＳは、ソニービジネスソリューション（株）が提供するＩＴＲ（インターネットタイムレコーダー）で、一般に会社に置いてあるタイムレコーダーを、インターネット上に置いて、Ｆｅｒｉｃａやパソコンなどで打刻し、そのデータを自動的に管理し、集計や、給与計算ソフトなどで取り込めるようなデータに加工できるようなシステムです。

ＳａａＳのスタイルで提供することにより、本支店間連携・統合システムを、これまで考えられなかったような費用で利用できることもＳａａＳのメリットです。給与計算は最終の基本計算?税額・保険料算出、給与台帳、明細出力など、どんな会社でも共通した内容が多く、また制度などの変更により一斉に修正できるＳａａＳスタイルは、ユーザー側に手間を掛けることなく更新を反映ができることが多々あり、管理者にとっても大きなメリットとなります。

ただ、やはりデメリットというか限界もあります。最初の出勤打刻から就業までの打刻は、それそのとおり、また最終の勤怠データ集計後からの給与計算もほぼどの会社も同じようなものです。ところが、勤務実績による手当て、時給変更など、勤怠データとしての集計は、会社により本当に様々です。この様々な部分が、共通で利用するASP、SaaSシステムの弱点となります。

そこで、これらのＳａａＳでは、ユーザー側でカスタマイズ可能なものも出てきましたが、やはりそれでも限界があります。そこでデータをＣＳＶで落とす機能が装備されていますので、そのデータを簡易に取り込み、希望どおりの集計を行い、Ａｃｃｅｓｓで出力するカスタマイズをさせていただきました。

ＳａａＳでなくても、市販の業務ソフトなどでよく聞いた、「機能が豊富すぎてわかりにくい」、「肝心の機能が実現できない」、「業務にあっていないから使い辛い」などの声が、ＳａａＳが普及してゆくと考えられる中でも十分考えられることでしょう。

【構築機能】

・SaaS-ITRからダウンロードしたCSVデータを、ワンボタン、ファイル指定で
取り込みます。取り込みと同時にデータ加工処理をします。

下記のような一般の勤怠管理では無いような独自のレポートを集計加工しました。

・店舗ごとに決められている時給にて、他店舗への応援勤務における時給変更
・勤務実績による研修対象者のリストアップと、研修者時給への変換
・他店舗応援勤務レポート
・深夜０時を跨ぐ場合の勤務日修正処理
・特別集計した結果での給与計算ソフト取り込み用のCSV生成

また別途、ITRではサポートしていない、有給消化と年度新規付与プログラムも構築。

ITRデータの半年間の勤務を集計し、会社の要望、就業規則によるロジックにより、特にパート・アルバイトでは就業実績に応じた有休付与を算出、Accessでの出力とともに新年度の有休日数データをCSVで生成し、それをまたITRに反映できるように加工。

このようにSaaSでは処理できない特別な内容を、CSVデータを元に、カスタマイズしたAccessを媒介として、SaaSの手の届かない機能を補完するシステムは、これまでの市販アプリケーションソフトで見られたような不満から、Ａｃｃｅｓｓでフォローできることでしょう。

システムの規模は、本社と営業所２ヵ所でＶＰＮで繋がれたネットワークにて、参照も含めれば２０名前後の複数ユーザー利用システムです。
Ａｃｃｅｓｓのデータファイルだけを分離したＡｃｃｅｓｓファイル共有システム仕様です。

【構築内容】

１．顧客基本情報
　一般的な法人基本情報加え、取引実績ある既存顧客か、まだ取引ない見込み
　客かのフラグをつける。　下記の納品情報台帳で入力があれば、自動で既存
　顧客フラグをセット。
　
　この顧客詳細画面よりこの顧客に絞った営業日報、納品情報台帳、技術施工
　日報、技術施工台帳を参照するボタン設置。またマスタ管理で指定した外部
　フォルダで、ＰＤＦやＷｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌなどの関連文書を登録したり参
　照したりするボタン設置。　

２．営業日報
　日時、時間、種別、顧客、内容などの登録。
　所要時間は自動算出し、その計算結果は手動で修正可能に。
　顧客、担当者、日付範囲などの条件で検索抽出表示。

３．納品情報管理
　顧客に設置した機器と、金額、日時を登録。
　顧客、日付範囲などの条件で検索抽出表示。
　検索表示では、納品履歴とその総合計を表示
　※新製品の提案、納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

４．自社以外の製品情報
　自社で納品していない顧客先におけるライバル製品の情報を登録。
　営業マンあるいは技術が顧客先でヒアリングし登録します。
　※新製品の提案、納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

５．技術施工日報
　施工工事した情報・日報を記録。
　営業日報と同じ内容に技術専用の別項目を追加。　

６．技術施工台帳
　施工工事し納品した自社製品の詳細情報を記入。
　顧客、納入時期で検索表示。

７．日報レポート
　担当者別、顧客別の出力。営業、技術日報を混ぜて出力も可能。

８．納品機器レポート
　※新製品や納入日などから次のリプレイス提案にも活用します。

【導入効果】

顧客の情報を戦略的活用：　単に顧客訪問しご挨拶回りだけで終わらせず、
　常に顧客情報に敏感になって収集、そしてその情報のストックと戦略的活用
　をする。

顧客情報管理の強化による顧客へのサービス・フォローの質向上とスピード
　アップ。

顧客の情報でありながら顧客自らが意識していない部分への提案、サービス
　を行うための情報管理。

各営業担当へのアドバイス、営業支援（ＳＦＡ機能）。

施工工事結果の見直し、反省。よりよい商品・サービスへ。

納品日からのリプレイス、ライバル製品からのリプレイス提案への活用で、
　営業アプローチのベストタイミングを逃さない。

こちらでは最初、Excelと市販の宛名管理ソフトで檀家管理をされていました。しかし檀家様情報も例に漏れず、基本情報以外に埋葬者、年会費清掃料、墓の登録情報など、時系列で増えてたり変更になってゆくような様々な付随情報を管理してゆかなければなりません。 そうするとExcelでの管理では煩雑になり、最新情報の精度を欠いてしまいます。また必要な情報を検索するのも毎回時間がかかり骨が折れるようになってきます。

そこでAccessでの管理ということで弊社にご相談いただきました。

【Access檀家管理　構築内容】

■檀家基本情報の充実

　・管理項目の拡張

　・変更履歴
墓名義・登録情報、住所などの変更があれば古い情報を残しておく。

　・会費納入履歴?個別の詳細画面より参照可能。

　・墓写真の外部フォルダ管理、関連文書の外部フォルダ管理
　　管理フォルダはマスタにて登録しておき、会員IDで自動でフォルダを作成し、選択
した文書や画像ファイルをそのフォルダに自動コピー。
　　参照機能では、そのフォルダを開く。Windowsのフォルダ表示の設定により写真
の場合はサムネイル表示も可能。　　Windowsフォルダなので、当然手動での管
理も可能となります。

■検索条件の充実

検索条件項目は最初に立ち上がるメインメニュー画面に設置し、検索を即座に行えるように。

　・基本情報項目から必要な項目条件を設置、複数条件検索。
　　氏名、TEL、E-Mail他 　・時系列情報側からの検索　　埋葬者氏名、死亡日、年会
費納入日など

　・検索結果リスト
　　結果表示リストから個別の檀家の詳細情報を表示、およびリストをExcelファイルに生成。
　　このファイルにて長年使い慣れ、ハガキ・宛名発行処理においては高機能な市販の
宛名管理ソフトで利用できるようにしました。これにより細部にわたり極め細かな作り
こみがされている市販ソフトの機能を活用することができるので、その分Access側で
カスタマイズする費用がかりません。

　・年会費情報管理
　　入金管理から、一般の請求管理ソフトとは全く違う手順で請求管理をしているため、そ
れに合わせた入金簿出力をし、請求書作成の補助資料とする。

　・データ生成出力
全データExcel出力　 検索結果リストExcel出力

　・本データコンバート　Excel→Access
　　基本データと、入金情報などが別々のExcelファイルになっているので、関連性を持た
せてAccessデータへ変換処理。

　・その他　　年月日は全て和暦表示

■導入効果

それまでExcelと手書きにて管理していたものをAccessにて統合管理することができるようになり、必要な情報を瞬時に引き出せるようになったばかりでなく、各檀家に関連する写真や文書を外部ファイルで管理できるようにしたため、当初の目的よりさらに拡張した管理ができるようになりました。また未入金先への適切な請求と管理にて未入金を大幅に削減できること、さらにはご要望を実現したカスタマイズ仕様のため画面を見ただけですぐ使えるようになり、このAccess檀家情報のの運用管理を後継者あるいはアルバイト・パートなどに任せることも可能になりました。

【ご相談前のお悩み・現状】

　・売上伝票、納品書、送付状、振替用紙などは手書き。
　・売上・粗利は電卓での集計。
　・顧客情報管理ＤＢは存在していたが、宛名ラベル発行程度で購買履歴
　　などの情報管理なし。
　・手書きによる作業負担大とミス。人員を増やせばコストアップ。
　・販売・経営情報の把握の遅れ。
　・個別の顧客情報がよく把握できない。
　　（優良顧客なのか、ブラック顧客なのか。）
　・電話応対時の顧客対応の遅れ。
　・ポイントなど他社がどんどん導入しつつある顧客サービスの導入ができ
　　ない。

【サポートの流れ】

このクライアントとはかなり長い付き合いで、ユーザーの活用度に合わせての段階的導入がうまくいきました。

最初は、某事務機器メーカーに今はどこにも見当たらなくなってしまったロータス社のＤＢソフトにて、顧客ＤＢを構築してもらっていました。しかし顧客の基本情報だけに限っても、この顧客データベースでは名簿管理程度で管理したいことに限界があり、それ以上の拡張はこの事務機器販売会社では対応できないということで、弊社に相談となりました。とはいえ、その時点においても、大した追加要望でも無かったので簡易にAccessにて再構築し、データを完全に引継ぎご提供しました。

その簡易な顧客データベースも、このクライアントにとっては生命線。隔月の情報誌の送付などでフル活用され、売上を確実に伸ばしてゆきます。

次の段階として、業務効率アップのための販売管理システムの導入です。当然、販売管理システム内にも顧客管理があり、既存の顧客管理システムと別々で運用するような非効率なことはできません。しかしながら市販の販売管理ソフトでは、その会社が最も活用したい形の顧客情報管理の実現は大変難しいのが現状です。

販売管理と顧客管理の連携を実現するために、このクライアントには、SystemWatanabeさんのAcceess販売管理システムを購入してもらいました。このシステムならAccessがベースで、購入すればカスタマイズが可能。その価格も一般な市販ソフトと比較すれば破格で、汎用的な機能はほぼ網羅されています。ただしユーザー側でのカスタマイズはその内容度合いによりAccessの専門知識が必須です。

そのような流れにて、既存の顧客管理をさらにパワーアップしてこのAccess販売管理システムと連携させることができました。

【導入後】

顧客情報と販売管理を完全合体することにより、事務処理の効率化とともにそれらのすべての情報を経営情報のリアルタイム化、問い合わせへの素早い対応など顧客満足の向上、マーケティングへの応用など、トータルで見てかなり戦略的に構築できたと言えるでしょう。

業務運用事情に合わせカスタマイズしていったため、１００％を無理にシステムに乗せるのではなく、佐川急便のe飛伝など、日々ブラッシュアップしてゆく外部ソフトで利用するためのCSVデータ生成や、事情により手書きで管理するのがベストな業務のための帳票印刷出力など、最も効率よくわかりやすい方法での運用が可能になった。その結果、スムーズに大量の商品発送、情報発信、事務処理などが、業績を向上させながらも人員を増やさず実現可能となりました。

【構築内容　販売管理システムカスタマイズと顧客管理機能増強】

　販売管理システムへの追加カスタマイズ
　・日々処理リスト（発送・各種帳票発行）
　・入金管理（コンビニ・代引き・クレジットなど）
　・帳票印刷
　・外部ソフトとの連携　コンビニ振込み用紙、佐川伝票e-飛伝
　・日々の売上・利益
　・ポイント管理
　・顧客情報管理項目強化
　・条件検索強化によるリスト表示から宛名ラベル、CSVデータ出力

このスクールは会員が若い人たちばかりなので、気まぐれに突然辞めてしまうことも多々あり、そういった人たちでも数ヶ月以上の未入金があることも少なくなく、全体で総合すると未入金としては莫大な金額でした。

それまで使用していた市販の顧客管理ソフトでは、個別の会員の基本情報しか管理できておらず、申込書などの紙ファイルやExcelなどをその都度探しながら管理している状態でした。そのため会費、受講コースとその履歴など、日々で個別の各会員に関連し変更したり増えてゆく情報管理が正確、効率的に管理できていない状態でした。

それらを統合管理できる仕様を、まず担当者がイラストレータにてシステムの各画面を作成。これ自体かなり完成度の高いものでしたが、実際にシステムにすると矛盾が出たり、さらによりよくなる構成や内容を提案しながら要望の形の画面をブラッシュアップ。これでわかりやすく実際に使えるシステムのための立派な仕様書となります。

【主な構築内容】
・会員基本情報管理
・会員情報検索、リスト表示およびステイタス表示
・会員情報管理の拡張利用している自動引落システムからの引落結果ＣＳＶを取り込み、自動入金管理。
・自動引落ができなかった会員に対してのみ、請求書を発行。

【導入効果】
多数の在籍会員の入金処理が非常に効率化。未入金がかなり減り、その分を売上・利益とすることができた。

会員の条件抽出を充実させ、リストでの必要情報のリスト出しや、各会員の個別情報を瞬時に出し、会員情報管理が効率化、また会員の受講コース変更やその履歴など、日々変化する個別の会員情報機能強化により、お客様である会員へのサポートフォローを充実させることが出来、教えるという商品に大きく付加価値をつけることができる可能性が広がった。

しかしこのＡｃｃｅｓｓメルマガ送信システムも、ユーザーの利用するプロバイダのスパムメール送信対策により送信がブロックされるケースが出てきました。システムの修正で対処はできるのですが、今後を考えるとイタチごっこにもなりかねません。そこで外部システムであるＳａａＳ・ＡＳＰでのメール送信システムの活用を提案しました。

ASP・SaaSメール送信システムの活用のメリットは、単にメール一括送信ではなく、メールマーケティングの道具として考えた場合に、後述するその豊富な機能に比較して安価に利用できることです。また機能についても、毎月の利用料だけでどんどん機能改善がされます。これが個別構築のシステムではなかなかそうはいかないでしょう。

デメリットは、もし販売管理・顧客管理を社内のローカル環境でメインで管理していた場合など、SaaS・ASPメール一括送信システムの顧客データとの整合性に難ができてきます。統合しようにも多くの顧客情報管理での要望は、このＳａａＳ、ＡＳＰ型での顧客・会員管理機能では逆に不足のことが多いでしょう。さらには顧客データをネット上で保管するということが、まだまだセキュリティ上不安を感じるユーザも少なくありません。まず大丈夫とは思っていても「100％安全か」とよく聞かれれば・・・弊社もどう返答していいのか。

これらのメリットを活かし、デメリットを補完させるためＡｃｃｅｓｓシステムカスタマイズでフォローさせます。メール一括送信ＡＳＰ、ＳａａＳに限らず、それら多くのＳａａＳシステムは、登録データをＣＳＶでエキスポートしたりインポートできたりします。それをできるだけユーザーに手間とミスをさせることなくカスタマイズすることによりあらゆる要望が解決してゆくでしょう。

今回ＳａａＳのメール一括送信システムとしてサポートしたのが、（株）ラクスの配配メールです。

http://www.haihaimail.jp/

主な機能は、

・顧客情報管理
メールアドレスをキーとした顧客管理
ＣＳＶアップロード、ダウンロード（既存のデータからアップロードしたデータとメールアドレスが一致するデータを削除する機能もあります。）

・個別データの送信結果保持（エラー、成功など）

・ユーザー側の登録・削除ページ生成

・テキスト・ｈｔｍｌメール対応

・文書内リンクのクリックレポート
　クリックユーザー数だけでなくどのユーザーがクリックしたかのリストが出せます。そのリストを元にメール送信ができますし、逆にクリックしていないユーザーのリストとメール送信ができるようになっています。

・メール開封レポート（ｈｔｍｌメールのみ）
　クリックレポートと同じように、開封に対するリスト、メール送信ができます。

・携帯スパム対策送信

・外部データとの連携（オプション）・・・ＣＳＶデータをプロバイダ指定の場所に送信することによりバッチで整合を取る。

・あらゆる条件による検索リスト出力およびＣＳＶダウンロード
　たとえば送信エラー２回以上のデータ、東京の女性のデータの検索リスト、およびそのＣＳＶデータ生成ダウンロード

・ＣＳＶデータインポート
　新規データ登録だけでなく、メールアドレスをキーとした既存データの上書き修正。または削除したいデータのアップロードによりメールアドレスが合致したデータを一括削除も可能。

・店頭でＦｅｌｉｃａ機器を置いて、会員自動登録も可能。

このようにメール配信専用のシステムは、それ専門だけにかなり戦略的な活用ができるよう機能豊富です。これはＡｃｃｅｓｓだけでは構築できません。

冒頭で紹介したメールソフトのグループで宛先管理しているクライアントのサポート事例では、この配配メールにて、メールソフトで生成したＣＳＶデータをセット、データをメンテナンスしながら代理運用しています。
その結果、送信したメール本文内のリンククリックレポートを見てみると、実際には悲しいほどにクリックされていないことがわかり、メルマガ自体の内容や運用の見直しの必要性を感じさせるものになりました。

よくできたメール配信システムほど、最初のとっかかりが掴み辛いものです。お客様へのメール送信だけになんらかの失敗は楽観できることではありません。またマーケティングで大いに活用すべき機能（クリックレポート、開封レポート）を使いこなすのも時間がかかったり、最初のスタート時点から運用を修正しなければならないようなことが起こることも否めません。まずはメールマーケティングにおける効果的な活用方法を最初の相談段階から提案することと、必要に応じてＡｃｃｅｓｓ顧客管理を構築し（あるいは既存の顧客管理システムより）、そこから生成したＣＳＶデータと、ＡＳＰ・ＳａａＳメール配信システムとの連携をうまく取り持てるようにサポートさせていただきます。

もちろんＡＳＰ・ＳａａＳシステム側を基盤の管理システムとして、ＣＳＶダウンロードにより、Ａｃｃｅｓｓで連携をフォローするという運用もできるでしょう。

最近は、E-Shopの機能でもメール配信、および会員登録管理機能もありますので、そちらとの連携のご相談も出てくることでしょう。

しかし、宛名だけでなく、今後、会のよりよい運営のための様々な卒業生の情報管理と活用をしてゆくことを考えると、Ｅｘｃｅｌでは限界かあるいはファイル管理が煩雑化しデータの整合性に不具合が発生しやすくなるため、さらには担当者が変わりパソコンがあまりできない人になっても運用できる形にするため、Ａｃｃｅｓｓへの移行を決断されました。

これらの問題点をクリアするため、次のような形で構築サポートをさせていただきました。

・新データ一括取り込み
学校から提供される新卒業生データをＥｘｃｅｌでもらえるので、そのままＡｃｃｅｓｓにワンタッチで取り込めるようにする。

・管理情報項目の充実
これまで限界だった個人情報の項目を追加。新システムでは利用しない旧データの項目データも保持しておく。
また個人詳細画面より、その個人の入金履歴、また情報変更履歴を参照できるようにする。

・データ検索出力
検索機能の充実-複数条件での該当データリスト出力
このリストを対象にＥｘｃｅｌ出力。この機能により出力したＥｘｃｅｌファイルを、送付機能豊富かつご担当者が慣れている宛名ソフトで取り込み活用。もちろんＡｃｃｅｓｓだけでも宛名出力はできますが、Ａｃｃｅｓｓをカスタマイズできない担当者でも、柔軟な出力運用ができるようにＥｘｃｅｌ出力の機能のご希望でした。
リストからの個人情報の詳細を表示し、情報更新をできるようにする。

・入金管理
会費を主とした会への入金管理機能の追加。
期間や入金種別（現金、郵貯、銀行への振込み種別）などの条件によるリスト出力と、合計金額表示。

・会議開催管理
会議開催および出席管理。
各会議の参考資料（ＥｘｃｅｌやＷｏｒｄなど）を外部フォルダにて管理する機能・・・（外部のフォルダの会議名でのフォルダにファイル保存、およびフォルダ参照機能）

・データコンバート取り込み
既存のＥｘｃｅｌデータをＡｃｃｅｓｓシステムにデータコンバートし取り込む。そこで問題になったのが、それまで印刷屋のシステムで管理されていた個人名の外字が適切に表示できず、今後、利用するパソコンで修正してゆくため、外字を使用しているデータリストを出せるようにし、それを修正できるようにしました。

この研究所では年に数回学術セミナーを開催しており、その管理に手詰まりを感じていました。

こちらでは最初からAccessでの会員情報管理システムはある程度できており、セミナー開催ごとに担当者がそれをまるごとコピーし、一つのセミナーごとにまた一つの独立した会員管理を用意してなんとか対処していました。

当然、それでは、セミナーごとに会員管理システムが乱立し、他のセミナー管理およびその出席会員情報との連動性もなくなってしまうことになります。つまり過去のセミナー開催実績およびその出席情報管理を次の開催に活用するといった積極的な会員情報管理も不可能です。

会員基本情報管理については、当然、既存の実データを活用しながら、さらに追加したい項目を増やして拡張、および複数ユーザーのＡｃｃｅｓｓファイル共有利用での堅牢化で内容を改善。また会員種別が２?３種あり、その種別ごとに担当者が違うので、種別に応じた専用の仕様にて３種類ほど構築、しかし基本項目はほとんどが共通なのと、各セミナー開催運営管理では全種別の会員を対象とするため、会員の基本データテーブルは共通となります。

セミナー運営管理機能については、最初の開催案内のＤＭ、メール送付から、セミナー会場での管理、本データファイルへの運営管理データ反映まで、個別の担当者のノートＰＣで運営管理するため、本体ＤＢと切り離して利用可能にしました。また一つのセミナー開催ごとに管理する運用スタイルも維持したいとのことで、別途、セミナー運用管理データベースを雛形として作成し、セミナー開催ごとにそのファイルをコピー利用し、自動テーブルリンクにて会員情報データファイルから条件検索にてデータ取り込みできできるようにし、本体ファイルと切り離してセミナー運用管理ができるようなスタイルで構築しました。そして一つのセミナーが完結したときに、出欠情報など必要最小限の情報を本会員データファイルにテーブルリンクにて反映します。

もちろんＷｅｂシステム仕様一つでほぼ解決できる仕様ですが、シンクタンク側と研究所側での共同利用もありセキュリィティポリシーにて調整がつかず、また全会場でインターネット利用ができる保障がないこと、時間、構築予算もとれず、利用開始を早めることができるＡｃｃｅｓｓにて構築となりました。

【構築内容】
１．セミナー管理システム雛形
セミナー案内先取り込み（本システムにテーブルリンクし、会員基本情報および過去セミナーの出欠情報などの条件検索）
セミナー案内ＤＭ宛名
セミナー案内ＤＭＥ?Ｍａｉｌアドレス生成
セミナー出席表
セミナー出席者名札発行
出欠表
出席管理
出欠情報の本システムへの反映

２．会員種別システム
会員の種別によるベータベース分離、ただしデータソースファイルは共通。
各会員種別により担当者が違うため。
会費管理

３．本システム
全会員基本情報管理
全セミナー開催および出欠情報管理

当然、その基盤は顧客情報となります。 弊社で、このＳＦＡ系のシステムは、Ｍ＆Ａコンサルティング会社および証券関係の会社での実績があります。Ａｃｃｅｓｓの初期バージョンにて、最初のAccess開発の仕事がこのSFAシステムです。

最初の形は、SFAほどのものでなく商工データなどで購入した会社データをAccessデータベースに格納し、ダイレクトメールを発送するための目的の簡単なものでした。

次第に活用度が増すにつれ、経営者のデータベース経営活用のアイディアが具体化し、日報的な情報と、その各日報が、営業に置けるプロセスの一体、どの段階にあるのか、押すべきなのか、見込みがないのか、など担当営業だけの考えではなく、経験豊富なマネージャーが客観的に見て、それからの行動をアドバイスできるようにと増築してゆきました。

当然、アドバイス・指示する折衝プロセスを見るためには、条件検索機能は顧客基本条件だけでなく、折衝日報での複数項目やフリーワードで検索できるようにしました。　

また、成功・失敗しクロージングした過去事例を、キーワードで検索できるようにし、新人、経験の浅い営業担当者でも、できるだけ時間をかけずベテランに近い仕事ができるようにするのも大きな目的でした。

このＳＦＡは、一人の起業家が一人で活用してゆくことでも効果があるとは思いますが、多くは、先輩による営業コーチングの道具、そして自分と他メンバーを含めた過去事例の有効活用といった情報共有、ナレッジデータベースとして最大限の効果を発揮します。

そのためこの弊社の最初のＡｃｃｅｓｓ開発案件のＳＦＡでも、１０人弱での共有利用でした。しかし、ＯＳは、Windows3.1→95の時代、Ａｃｃｅｓｓは初期バージョン。正直、トラブルが多々発生し苦労しました。その後、ＳＱＬ-Ｓｅｒｖｅｒ（ver.6)への移管もやらせていただきました。　

ただ、現在はどうでしょう？　WindowsＸＰ、Ａｃｃｅｓｓ2000からの安定化、そして社内LANもその当時と比べれば驚異的なスピードで安定したものが簡単に組める現在においては、データベースをAccessだけで構築し共有利用してもほぼノントラブルで動くケースが多々あります。もちろんスタンドアロンの仕様で構築したものを共有利用すれば今でも脆いものですが。　

冒頭で紹介した、証券会社のほうのSFA　Accessシステムは、WindowsXP、Access2003での構築で１０台くらいの共有利用でしたが、納品・拡張カスタマイズしてから３年以上トラブルなどの連絡などなしに、「また拡張をお願いしたい」との連絡で、ああ、活用し続けてもらっているんだ、と気づくような次第でした。

このＳＦＡは、昨今広まりを見せているＳａａＳで、最も実績のある分野です。実は、弊社も、開発してコストをかけるよりも、それらのＳａａＳシステムが優れているのなら、積極的に利用し提案してゆこうと考え、デモなどを利用し、いろいろ検討してきたのですが、さすがに豊富な機能があり、正直、簡単には使いこなせないだろうなという感想を持ちました。かつて市販ソフトで不満があったような、機能が豊富すぎて使いこなせない、本当にやりたいことができない、などの声が出るのが想像されます。結局、弊社が強く提案してゆきたいような機能が弱かったということと、経験上、顧客の考える様々な時系列で追加される、ここで言う折衝日報、購買情報などがあまりピンとくるものではなかったため断念しました。

とはいえ、有名どころのSFAは、SaaSでありながらカスタマイズもできるようで、それで様々な要望も実現できることでしょう。