Access顧客情報・会員管理開発サポート事例のアーカイブ

Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）とは、各営業担当者の折衝状況をシステムに記録し、それらの実績情報共有や、マネージャーから担当者への適切なアドバイスなどに活用する、営業支援のシステムを言います。

当然、その基盤は顧客情報となります。 弊社で、このＳＦＡ系のシステムは、Ｍ＆Ａコンサルティング会社および証券関係の会社での実績があります。Ａｃｃｅｓｓの初期バージョンにて、最初のAccess開発の仕事がこのSFAシステムです。

最初の形は、SFAほどのものでなく商工データなどで購入した会社データをAccessデータベースに格納し、ダイレクトメールを発送するための目的の簡単なものでした。

次第に活用度が増すにつれ、経営者のデータベース経営活用のアイディアが具体化し、日報的な情報と、その各日報が、営業に置けるプロセスの一体、どの段階にあるのか、押すべきなのか、見込みがないのか、など担当営業だけの考えではなく、経験豊富なマネージャーが客観的に見て、それからの行動をアドバイスできるようにと増築してゆきました。

当然、アドバイス・指示する折衝プロセスを見るためには、条件検索機能は顧客基本条件だけでなく、折衝日報での複数項目やフリーワードで検索できるようにしました。　

また、成功・失敗しクロージングした過去事例を、キーワードで検索できるようにし、新人、経験の浅い営業担当者でも、できるだけ時間をかけずベテランに近い仕事ができるようにするのも大きな目的でした。

このＳＦＡは、一人の起業家が一人で活用してゆくことでも効果があるとは思いますが、多くは、先輩による営業コーチングの道具、そして自分と他メンバーを含めた過去事例の有効活用といった情報共有、ナレッジデータベースとして最大限の効果を発揮します。

そのためこの弊社の最初のＡｃｃｅｓｓ開発案件のＳＦＡでも、１０人弱での共有利用でした。しかし、ＯＳは、Windows3.1→95の時代、Ａｃｃｅｓｓは初期バージョン。正直、トラブルが多々発生し苦労しました。その後、ＳＱＬ-Ｓｅｒｖｅｒ（ver.6)への移管もやらせていただきました。　

ただ、現在はどうでしょう？　WindowsＸＰ、Ａｃｃｅｓｓ2000からの安定化、そして社内LANもその当時と比べれば驚異的なスピードで安定したものが簡単に組める現在においては、データベースをAccessだけで構築し共有利用してもほぼノントラブルで動くケースが多々あります。もちろんスタンドアロンの仕様で構築したものを共有利用すれば今でも脆いものですが。　

冒頭で紹介した、証券会社のほうのSFA　Accessシステムは、WindowsXP、Access2003での構築で１０台くらいの共有利用でしたが、納品・拡張カスタマイズしてから３年以上トラブルなどの連絡などなしに、「また拡張をお願いしたい」との連絡で、ああ、活用し続けてもらっているんだ、と気づくような次第でした。

このＳＦＡは、昨今広まりを見せているＳａａＳで、最も実績のある分野です。実は、弊社も、開発してコストをかけるよりも、それらのＳａａＳシステムが優れているのなら、積極的に利用し提案してゆこうと考え、デモなどを利用し、いろいろ検討してきたのですが、さすがに豊富な機能があり、正直、簡単には使いこなせないだろうなという感想を持ちました。かつて市販ソフトで不満があったような、機能が豊富すぎて使いこなせない、本当にやりたいことができない、などの声が出るのが想像されます。結局、弊社が強く提案してゆきたいような機能が弱かったということと、経験上、顧客の考える様々な時系列で追加される、ここで言う折衝日報、購買情報などがあまりピンとくるものではなかったため断念しました。

とはいえ、有名どころのSFAは、SaaSでありながらカスタマイズもできるようで、それで様々な要望も実現できることでしょう。

会計事務所での顧客管理は、まずは顧客（顧問先）管理以上に職員の業務に関する管理の要望が強いようです。

会計事務所に関わらず、その労務を持って商品とするサービス業は、特にその業務に費やした時間と、受け取った報酬により付加価値が決まります。そして、その職員が関わった仕事で、トータルでいくら報酬が得られたのか、によって、その職員への報酬額を決定し、できる人にはできるだけ多くの報酬を出し、よりモチベーションを上げていってもらうことが会計事務所所長共通の要望です。　特に、できる職員は顧客からの人気も高く、もし辞めてしまわれると、その顧客までその担当者の転職先の新事務所に移ってしまうことも少なくありません。長く勤めてもらう為にも適正な人事評価は重要なこととなります。

顧客（顧問先）管理情報へさらに踏み込んでいくと、その顧客に何をアドバイス、返答したかという記録は、税務調査など、相談や処理したその場では発生しないような問題が発生した場合に、どこに責任があるかなどを曖昧な記憶に頼らず、明確に記録された情報を残してにしておくことが重要です。これは職員についても同様で、代表先生の見えないところで言った言わないという問題が後々難しいものとなりがちです。当然、それらの情報は、顧客名キーワードだけでなく思いつきやすいキーワードにて瞬時に検索できるようにすることも重要です。

情報の積極活用を考えれば、過去のコンサルティング履歴を参照し、類似案件への応用、新人だけでなく他職員へのナレッジデータベースとしても活用できますし、そうすべきでしょう。

事務的には顧問先報酬の預り源泉税の管理などの事務処理効率化、支払いの効率化、経営戦略的には、職員モチベーションアップのための人事考課、相談履歴情報共有活用、さらに顧客情報管理の肝である優良顧問先の差別化など、それで生まれた時間とスピードそして戦略が大きな差別化となり付加価値となるでしょう。

会計事務所向けに構築した顧客（顧問）情報管理システムの主な構築機能
・顧問先基本情報管理
・職員作業記録　対象先・内容・時間・金額など
・職員業務レポート
・入金管理

その他、会計事務所だけでなく税理士会へのＡｃｃｅｓｓサポート事例もあります。
青色申告、確定申告無料相談会の担当税理士会員自動割振および連絡・管理資料出力も構築実績があり、業務変更にあわせ修正しながらかなり長い年月ご利用いただいています。

さらに会計事務所の顧問先への経営相談の一環として、ＩＴ経営活用相談もさせていただき、各会計事務所の顧問先へのＩＴ導入相談および確実に活用できるシステム構築サポートにてご紹介いただき、特に市販ソフトでは実現できない顧問先様の業務効率化にも貢献させていただいております。また顧問先がホームページ制作・運用サポートで３００万円をリースというものを進めようとしているので、契約前に相談に乗ってくれないかという会計事務所先生からの相談も何件かフォローさせていただいたりもしました。弊社、パートナのWebデザイナーをコーディネイトし、どうやら昨今、裁判沙汰にもなってきているそれらのホームページ制作サポートプランを退けることができました。もちろんそれら全てが危険な商品とは言いませんが。

またなかにはＩＴ能力のかなり高い先生もいらっしゃり、Ａｃｃｅｓｓソフトがどういうものかという紹介と簡単な初期ガイダンスのみで、自力で事務所統合システムを構築された先生もいらっしゃいます。

こちらの会計事務所の先生は、かつてご自分で、Ｃ言語で自所システムをご自分で作られていました。年齢は５０台?６０台前半の決して若くはない先生です。

ご相談の経緯としては、あるときそのC言語での自所システムの構築に限界があるとのお話から、開発効率の高いＡｃｃｅｓｓをご利用したらどうかとの提案に、早速、取り掛かれ、すぐに部分的な業務システムを作られ、Accessでの開発に非常によい感触をもっていただきました。その後、年に数回ほどしかお会いする機会がありませんでしたが、その度に疑問点を質問され即解決し、とうとう自所の統合システムを構築されてしまいました。一番最初に作られたような部分的な業務処理システムもいくつか作られ、これがたとえば確定申告時期など超繁忙期にこれまで考えられなかったようなスピードと手間で処理できるようなったそうです。

経営者だけに何をシステム化すれば最大限の経営効果があるかということをよく理解されている方が、ご自身でシステム開発能力を持たれるというすごさを感じます。単なるシステム開発技術者でなく、悪い意味でのアナログ経営者でもない所長と言えるでしょうか。　社員・職員のモラールが原点になることはどんな企業経営でも同じですが、やはり効率的で効果的な経営情報処理・活用、情報共有活用の本質を知っている先生だけに、ＩＴを単なる情報処理としてではなく、経営の『飛び道具』として職員に活用させ事務所の総合力をアップしている事例でしょう。