Access業務管理開発サポート事例のアーカイブ

ＳａａＳとは、インターネット上のサーバーに、データストアだけでなくアプリケーションまで提供するスタイルです。これまでのソフトは利用するパソコンにインストールして利用していたが、ＳａａＳではパソコンはサーバー上のシステムを利用するので、一般的にはホームページを表示できるブラウザさえあれば利用できるWebシステムの形態です。これにより、提供側はユーザーに不具合箇所および改善点した箇所を一斉に提供でき、ユーザーも高機能で進化してゆくシステムを安価に利用できるというメリットが生まれます。 今後広まってゆくSaaSの足りない部分を補うツールとしてAccess開発させていただいた事例です。

今回サポートしたＳａａＳは、ソニービジネスソリューション（株）が提供するＩＴＲ（インターネットタイムレコーダー）で、一般に会社に置いてあるタイムレコーダーを、インターネット上に置いて、Ｆｅｒｉｃａやパソコンなどで打刻し、そのデータを自動的に管理し、集計や、給与計算ソフトなどで取り込めるようなデータに加工できるようなシステムです。

ＳａａＳのスタイルで提供することにより、本支店間連携・統合システムを、これまで考えられなかったような費用で利用できることもＳａａＳのメリットです。給与計算は最終の基本計算?税額・保険料算出、給与台帳、明細出力など、どんな会社でも共通した内容が多く、また制度などの変更により一斉に修正できるＳａａＳスタイルは、ユーザー側に手間を掛けることなく更新を反映ができることが多々あり、管理者にとっても大きなメリットとなります。

ただ、やはりデメリットというか限界もあります。最初の出勤打刻から就業までの打刻は、それそのとおり、また最終の勤怠データ集計後からの給与計算もほぼどの会社も同じようなものです。ところが、勤務実績による手当て、時給変更など、勤怠データとしての集計は、会社により本当に様々です。この様々な部分が、共通で利用するASP、SaaSシステムの弱点となります。

そこで、これらのＳａａＳでは、ユーザー側でカスタマイズ可能なものも出てきましたが、やはりそれでも限界があります。そこでデータをＣＳＶで落とす機能が装備されていますので、そのデータを簡易に取り込み、希望どおりの集計を行い、Ａｃｃｅｓｓで出力するカスタマイズをさせていただきました。

ＳａａＳでなくても、市販の業務ソフトなどでよく聞いた、「機能が豊富すぎてわかりにくい」、「肝心の機能が実現できない」、「業務にあっていないから使い辛い」などの声が、ＳａａＳが普及してゆくと考えられる中でも十分考えられることでしょう。

【構築機能】

・SaaS-ITRからダウンロードしたCSVデータを、ワンボタン、ファイル指定で
取り込みます。取り込みと同時にデータ加工処理をします。

下記のような一般の勤怠管理では無いような独自のレポートを集計加工しました。

・店舗ごとに決められている時給にて、他店舗への応援勤務における時給変更
・勤務実績による研修対象者のリストアップと、研修者時給への変換
・他店舗応援勤務レポート
・深夜０時を跨ぐ場合の勤務日修正処理
・特別集計した結果での給与計算ソフト取り込み用のCSV生成

また別途、ITRではサポートしていない、有給消化と年度新規付与プログラムも構築。

ITRデータの半年間の勤務を集計し、会社の要望、就業規則によるロジックにより、特にパート・アルバイトでは就業実績に応じた有休付与を算出、Accessでの出力とともに新年度の有休日数データをCSVで生成し、それをまたITRに反映できるように加工。

このようにSaaSでは処理できない特別な内容を、CSVデータを元に、カスタマイズしたAccessを媒介として、SaaSの手の届かない機能を補完するシステムは、これまでの市販アプリケーションソフトで見られたような不満から、Ａｃｃｅｓｓでフォローできることでしょう。

多くの商品の通信販売業では、実務作業はけっこうな数をこなさなければなりません。そして新規顧客獲得も当然重要ですが、やはり２度３度と購入してくれるリピータを増やすことが厳しい競争時代に最も重要なことなります。そのためには、販売管理システムによる業務効率化と、それに連動する顧客情報管理機能強化への拡張のお手伝いをしました。

【ご相談前のお悩み・現状】

　・売上伝票、納品書、送付状、振替用紙などは手書き。
　・売上・粗利は電卓での集計。
　・顧客情報管理ＤＢは存在していたが、宛名ラベル発行程度で購買履歴
　　などの情報管理なし。
　・手書きによる作業負担大とミス。人員を増やせばコストアップ。
　・販売・経営情報の把握の遅れ。
　・個別の顧客情報がよく把握できない。
　　（優良顧客なのか、ブラック顧客なのか。）
　・電話応対時の顧客対応の遅れ。
　・ポイントなど他社がどんどん導入しつつある顧客サービスの導入ができ
　　ない。

【サポートの流れ】

このクライアントとはかなり長い付き合いで、ユーザーの活用度に合わせての段階的導入がうまくいきました。

最初は、某事務機器メーカーに今はどこにも見当たらなくなってしまったロータス社のＤＢソフトにて、顧客ＤＢを構築してもらっていました。しかし顧客の基本情報だけに限っても、この顧客データベースでは名簿管理程度で管理したいことに限界があり、それ以上の拡張はこの事務機器販売会社では対応できないということで、弊社に相談となりました。とはいえ、その時点においても、大した追加要望でも無かったので簡易にAccessにて再構築し、データを完全に引継ぎご提供しました。

その簡易な顧客データベースも、このクライアントにとっては生命線。隔月の情報誌の送付などでフル活用され、売上を確実に伸ばしてゆきます。

次の段階として、業務効率アップのための販売管理システムの導入です。当然、販売管理システム内にも顧客管理があり、既存の顧客管理システムと別々で運用するような非効率なことはできません。しかしながら市販の販売管理ソフトでは、その会社が最も活用したい形の顧客情報管理の実現は大変難しいのが現状です。

販売管理と顧客管理の連携を実現するために、このクライアントには、SystemWatanabeさんのAcceess販売管理システムを購入してもらいました。このシステムならAccessがベースで、購入すればカスタマイズが可能。その価格も一般な市販ソフトと比較すれば破格で、汎用的な機能はほぼ網羅されています。ただしユーザー側でのカスタマイズはその内容度合いによりAccessの専門知識が必須です。

そのような流れにて、既存の顧客管理をさらにパワーアップしてこのAccess販売管理システムと連携させることができました。

【導入後】

顧客情報と販売管理を完全合体することにより、事務処理の効率化とともにそれらのすべての情報を経営情報のリアルタイム化、問い合わせへの素早い対応など顧客満足の向上、マーケティングへの応用など、トータルで見てかなり戦略的に構築できたと言えるでしょう。

業務運用事情に合わせカスタマイズしていったため、１００％を無理にシステムに乗せるのではなく、佐川急便のe飛伝など、日々ブラッシュアップしてゆく外部ソフトで利用するためのCSVデータ生成や、事情により手書きで管理するのがベストな業務のための帳票印刷出力など、最も効率よくわかりやすい方法での運用が可能になった。その結果、スムーズに大量の商品発送、情報発信、事務処理などが、業績を向上させながらも人員を増やさず実現可能となりました。

【構築内容　販売管理システムカスタマイズと顧客管理機能増強】

　販売管理システムへの追加カスタマイズ
　・日々処理リスト（発送・各種帳票発行）
　・入金管理（コンビニ・代引き・クレジットなど）
　・帳票印刷
　・外部ソフトとの連携　コンビニ振込み用紙、佐川伝票e-飛伝
　・日々の売上・利益
　・ポイント管理
　・顧客情報管理項目強化
　・条件検索強化によるリスト表示から宛名ラベル、CSVデータ出力