Access会員情報・イベントセミナー開催管理

こちらのご相談は上場企業のシンクタンクからのご相談でした。実際は、ご相談者のシンクタンクがコンサルティングで入っている環境関係の研究所の会員管理システムへの拡張カスタマイズサポートです。

この研究所では年に数回学術セミナーを開催しており、その管理に手詰まりを感じていました。

こちらでは最初からAccessでの会員情報管理システムはある程度できており、セミナー開催ごとに担当者がそれをまるごとコピーし、一つのセミナーごとにまた一つの独立した会員管理を用意してなんとか対処していました。

当然、それでは、セミナーごとに会員管理システムが乱立し、他のセミナー管理およびその出席会員情報との連動性もなくなってしまうことになります。つまり過去のセミナー開催実績およびその出席情報管理を次の開催に活用するといった積極的な会員情報管理も不可能です。

会員基本情報管理については、当然、既存の実データを活用しながら、さらに追加したい項目を増やして拡張、および複数ユーザーのＡｃｃｅｓｓファイル共有利用での堅牢化で内容を改善。また会員種別が２?３種あり、その種別ごとに担当者が違うので、種別に応じた専用の仕様にて３種類ほど構築、しかし基本項目はほとんどが共通なのと、各セミナー開催運営管理では全種別の会員を対象とするため、会員の基本データテーブルは共通となります。

セミナー運営管理機能については、最初の開催案内のＤＭ、メール送付から、セミナー会場での管理、本データファイルへの運営管理データ反映まで、個別の担当者のノートＰＣで運営管理するため、本体ＤＢと切り離して利用可能にしました。また一つのセミナー開催ごとに管理する運用スタイルも維持したいとのことで、別途、セミナー運用管理データベースを雛形として作成し、セミナー開催ごとにそのファイルをコピー利用し、自動テーブルリンクにて会員情報データファイルから条件検索にてデータ取り込みできできるようにし、本体ファイルと切り離してセミナー運用管理ができるようなスタイルで構築しました。そして一つのセミナーが完結したときに、出欠情報など必要最小限の情報を本会員データファイルにテーブルリンクにて反映します。

もちろんＷｅｂシステム仕様一つでほぼ解決できる仕様ですが、シンクタンク側と研究所側での共同利用もありセキュリィティポリシーにて調整がつかず、また全会場でインターネット利用ができる保障がないこと、時間、構築予算もとれず、利用開始を早めることができるＡｃｃｅｓｓにて構築となりました。

【構築内容】
１．セミナー管理システム雛形
セミナー案内先取り込み（本システムにテーブルリンクし、会員基本情報および過去セミナーの出欠情報などの条件検索）
セミナー案内ＤＭ宛名
セミナー案内ＤＭＥ?Ｍａｉｌアドレス生成
セミナー出席表
セミナー出席者名札発行
出欠表
出席管理
出欠情報の本システムへの反映

２．会員種別システム
会員の種別によるベータベース分離、ただしデータソースファイルは共通。
各会員種別により担当者が違うため。
会費管理

３．本システム
全会員基本情報管理
全セミナー開催および出欠情報管理